Kje začeti?

Eno od osnovnih vprašanj je preverjanje resničnosti in pravilnosti podatkov stranke, s katero nameravamo skleniti pogodbo. Raziskave na tem področju omogočajo ustrezno oceno ne le verodostojnosti, temveč predvsem morebitne plačilne sposobnosti bodočega pogodbenega partnerja. Na Poljskem delujeta tudi Državni sodni register (KRS) in Centralni register in informacije o gospodarskih dejavnostih (CEIDG), v katerih lahko preverite podatke, kot so npr:

– ime entitete,

– podatke o družbenikih podjetja,

– podatki o osebah, ki zastopajo določen subjekt,

– podatki o predloženih računovodskih izkazih,

– podatke o ločitvi premoženja,

– informacije o tekočih stečajnih postopkih.

Vendar je treba upoštevati, da podatki v registrih niso vedno posodobljeni ali resnični. Internetni iskalniki pogosto ponujajo veliko natančnejše (tj. bolj ažurne) informacije v zvezi s tem, zato se splača “googlati” bodočega pogodbenega partnerja. To velja tako za same podatke kot tudi za mnenja o določenem subjektu.

Kaj morate storiti in česa ne smete pozabiti, da boste s poljskim podjetnikom podpisali koristno pogodbo? Kako uspešno vstopiti na poljski trg? Tukaj je nekaj pomembnih nasvetov, ki vam bodo zagotovo prišli prav pri vzpostavljanju prvih poslovnih odnosov, pogajanjih o pogodbah ali podpisovanju sporazumov o sodelovanju.

Pogodbe na priporočilo

Na Poljskem so priporočila od ust do ust zelo pomembna, zato je izbira določenega izvajalca pogosto odvisna od tega, ali ga je priporočil poslovni prijatelj. Dobro je imeti referenčno pismo in si z vzajemnim priporočilom postopoma pridobiti zaupanje trga.

Sodelovanje z velikim subjektom – ne obupajte!

Sodelovanje z velikimi podjetji se običajno začne s sestankom z nižje rangiranim zaposlenim, šele po določenem času pa lahko pride do sestanka, na primer z upravnim odborom določenega podjetja. To je običajna taktika v zahodnih korporacijah, ki deluje tudi na Poljskem. Srečanje z nižje rangirano osebo je zelo pomembno tudi zato, ker je zaradi njenega priporočila mogoče nadaljevati sodelovanje z določenim podjetjem.

Osebno srečanje je ključ do zaupanja v poljskem poslu.

Kljub velikemu tehnološkemu napredku tudi v poslovnem okolju je na Poljskem neposreden stik s potencialnim poslovnim partnerjem še vedno neprecenljiv.

Kako se pripraviti na poslovni sestanek s potencialnim poslovnim partnerjem iz Poljske? Tukaj je nekaj najpomembnejših dejstev, ki jih morate upoštevati, ko se pripravljate na prvo srečanje, ki lahko pripelje do plodne pogodbe.

Poljaki zelo redko poslujejo z ljudmi, ki jih ne poznajo osebno. Zato je tako pomembno, da se srečamo iz oči v oči. O podrobnostih in nadaljnjih korakih sodelovanja se lahko dogovorite po elektronski pošti ali telefonu. V poslovni kulturi na Poljskem je močno prisotna potreba po vzpostavitvi zaupanja med poslovnimi partnerji, ki ga ni mogoče doseči le z virtualnim stikom. Če predlagate novo skupno podjetje, boste najverjetneje povabljeni na Poljsko. Ne pozabite, da je na Poljskem prvi vtis zelo pomemben, zato je zelo verjetno, da bo, če bo prvo srečanje potekalo v sproščenem vzdušju, podpisana pogodba.

Točnost

Na Poljskem je točnost na sestankih zelo cenjena. Na sestanek je treba priti ob dogovorjenem času. Zamujanje je zelo slabo sprejeto, čeprav se lahko zgodi, da bomo morali zaradi zamud počakati, da pridemo na vrsto. Na naši strani pa je, da naredimo dober prvi vtis in tako odpravimo možnost zamude.

Dovolj je stisk roke in nasmeh.

Srečanje se običajno začne z močnim stiskom roke in vljudnim nasmehom, kar je značilno za moške in ženske. Včasih se zgodi, da dame samo vljudno prikimajo z glavo. Pomembno si je zapomniti, da se poljubljanje ženskih rok zdaj ne uporablja in je celo zasmehovano. Podobno načelo neljubljanja velja tudi za tako imenovane moške poljubčke, ki so še vedno priljubljeni v nekaterih delih vzhodne Evrope. Od tod izhaja zlato pravilo št. 1 – nobenih poljubov, ampak trden stisk roke in nasmeh.

Kako ravnati na sestanku? – naziv oseb.

Na Poljskem je navezovanje na pravilno nazivanje še vedno zelo pogosto. Prosimo, da uporabljate ustrezne vljudnostne oblike. Pogosto se zgodi, da gostitelj na samem začetku srečanja predstavi gosta svojim sodelavcem. Tudi če ne uporablja nazivov, si zapomnite, da nikoli ne kličite ljudi po imenu, razen če ste k temu povabljeni. V uradnih odnosih Poljaki uporabljajo priimek z “gospod” ali “gospa” (gospod Kowalski, gospa Kowalska). Na žalost nekateri ljudje zahtevajo, da jih kličemo po njihovih poklicnih ali akademskih nazivih. Zato si je najbolje zapomniti, da uporabljamo ustrezne nazive za akademske profesorje, zdravnike, druge osebe, ki zasedajo pomembne položaje v izobraževanju, večino uradnikov (zlasti diplomatov), zdravnike in duhovnike.

Darila.

Ne pozabite, da so darila sicer dobrodošla, vendar le simbolična in ne smejo biti pretirana. Preveč prefinjena in draga darila se lahko povezujejo s korupcijo, s katero se je Poljska dolga leta spopadala in na katero je zdaj zelo občutljiva.

Na kaj moramo biti pozorni med pogovorom?

Še en pomemben nasvet je, da bodite pozorni na drobne pogovore. Na samem začetku srečanja, takoj po pozdravu, je običajno, da se na kratko spoznamo, kar naj bi bil začetek gradnje medsebojnega zaupanja in simpatij med bodočimi poslovnimi partnerji. Zato je pomembno, da drobni pogovor traja toliko časa, kolikor ga potrebuje gostitelj, ki je moderator tega srečanja. Vendar je dobro biti pozoren in ustrezno pripravljen, da lahko nemoteno preide na podrobnejše teme, povezane s prihodnjim sodelovanjem.

Ne smemo pozabiti, da se na Poljskem visoka raven samozavesti ali pretirana samozavest dojema negativno. Cenijo se poštenost, integriteta, znanje in izkušnje, rezultati dejanj pa naj bi dokazovali vrednost in sposobnost.

Ne hvalite se, vendar je dobro pripraviti nekaj stavkov ali besed v poljščini, saj je to odličen način za prebijanje prvega ledu in vzbujanje simpatij. Del “small talk-a” so tudi vprašanja o družini ali zadnjih počitnicah. Vendar so to uradna vprašanja, nimajo nič skupnega z vmešavanjem in so standardni primer rutinskih vprašanj. Po nedavni anketi je družinsko življenje za Poljake daleč najpomembnejša vrednota skupaj z dobrim zdravjem, integriteto, uspešno kariero in duševnim mirom.

Nujno si je treba zapomniti zlato pravilo, da ne smete omenjati političnih, verskih ali družbenih tem. To so zelo občutljive teme in lahko odvrnejo potencialnega poslovnega partnerja.

Poljaki vodijo poslovne pogovore na odprt in neposreden način, čeprav trdijo, da se na začetku odnosov zatekajo k diplomatskim orodjem.

Na Poljskem posel obravnavajo resno, zato ne smete pretiravati s pretiranimi šalami in veseljačenjem, temveč se raje osredotočite na podrobnosti in strokovnost. Vzdušje pogovora mora biti seveda prijazno, vendar ne sme biti polno veselega komuniciranja. Prehod v bolj sproščeno vzdušje običajno traja dlje kot na primer pri poslovnih odnosih v južni Evropi. Poleg nekaj fraz v poljščini za dober začetek se je vredno oborožiti s trdnimi podatki in statističnimi podatki v uradnem delu. Poljaki imajo radi dejstva in zelo redko sprejemajo poslovne odločitve na podlagi čustev. Da bi poljske partnerje prepričali v predloženo ponudbo, jo je nujno treba podpreti s številkami, raziskavami ali dobro utemeljeno napovedjo.

Zaupanje v številke in ne v čustva je povezano tudi z dejstvom, da Poljaki ne marajo tveganja, tudi na poslovnem področju. Med pogajanji je bolje poudariti, da lahko nesodelovanje prinese določene izgube in tveganje, kot pa obljubljati koristi v daljni prihodnosti.

Poljski poslovneži so mehki do srednje težki pogajalci. Odlaganje pogodbe do konca ali igranje na vas, beri ali ne, ni njihov slog. Poljaki verjamejo, da je vredno podpisati pogodbo, če porabite svoj čas. Stari britanski pregovor “Gospodje ne govorijo o denarju” je na Poljskem zelo priljubljen in lahko oteži neposreden pogovor o denarju in pogajanja. Ustavite se, vendar bodite potrpežljivi in ne grozite, da boste odstopili od pogodbe.

Po prvem srečanju

Takoj po srečanju je vredno pripraviti povzetek tega, kar je bilo dogovorjeno ali o čemer se je razpravljalo med pogovori. Takšen pisni povzetek je najbolje poslati udeležencem sestanka po elektronski pošti. Vse, kar je bilo dogovorjeno med pogajanji, je treba zapisati in v tej obliki predstaviti obema stranema, preden se sprejmejo naslednji koraki sodelovanja. Le ustne pogodbe so redke in le redko nadomestijo pisne pogodbe ter lahko povzročijo številne nesporazume in prekinitve sodelovanja.

Najbolje je, da se o pogodbi pogajate in jo podpišete na dveh sestankih. Prvo je treba obravnavati kot uvodno in spoznavno predstavitev predpostavk sodelovanja. Določite čas za analizo potreb in načina, kako obe strani izvajata določbe pogodbe. Zaporedno izvedite sestanek, na katerem bo podpisana končna pogodba. Seveda je v vmesnem času mogoče predstaviti osnutke pogodbe, njeno področje uporabe, prek elektronske pošte ali telefonskih pogovorov.

Zaključek srečanja – slovo

Če se sestanek konča v prijetnem in prijateljskem vzdušju, to verjetno pomeni, da je dokončanje pogodbe na dosegu roke. Velja si zapomniti, da se ob koncu ali na začetku pogovora izmenjajo vizitke, zato je pomembno, da jih vzamete s seboj na sestanek.

Najpomembnejši elementi pogodbe

V pogodbi mora biti natančno določeno, na kaj se nanaša (tako imenovani predmet pogodbe), znesek plačila in datum izpolnitve, ki je določen v pogodbi. Z drugimi besedami, pogodba mora jasno odgovoriti na vprašanja

 

• “Kdo?”
• “Kaj?”
• “Kdaj?”
• in “Za koliko?”

Izjemno pomembno je vedeti, da stranke pogodbe določijo tako imenovano sodno pristojnost. To pomeni, da se stranke dogovorijo o pravu, ki se bo uporabljalo za sklenjeno pogodbo. Žal večina podjetnikov zmotno meni, da na izbiro prava nima vpliva, ali pa se obstoja takšne možnosti sploh ne zaveda. Hkrati se je treba zavedati, da je to eno ključnih vprašanj vsake pogodbe, ki jo sklenejo podjetniki iz dveh različnih držav. Upoštevati je treba, da bo morebitno sojenje potekalo na primer na Poljskem, kar pomeni, da bo potekalo v poljskem jeziku in bo temeljilo na poljskem pravnem sistemu. To pa je pogosto povezano s potrebo po najemu poljskega odvetnika in dodatnimi stroški. Ne smemo pozabiti določiti pristojnega sodišča, pred katerim bo potekalo morebitno sojenje.

Seveda je pomembno vprašanje v pogodbi s tujim podjetnikom tudi valuta, v kateri bodo poravnane opravljene storitve ali prodano blago v tujini. Pri tem sta pomembna dva vidika – sama izbira valute (poravnava v PLN, evrih, dolarjih ali drugi valuti) in način pretvorbe te valute.

Drugo vprašanje je določitev jezika, v katerem bo pogodba sestavljena in sklenjena. Najvarneje je, če je pogodba sklenjena v enem od mednarodnih jezikov (najpogosteje v angleščini, pa tudi v španščini ali francoščini). Druga dobra rešitev je, da se pogodba sklene v jezikih držav izvora podjetnikov (npr. v poljščini in nemščini). Vendar je treba v takem primeru navesti, katera jezikovna različica je odločilna v primeru razhajanj pri prevodu posameznih pogodbenih določb.

Vredno je razmisliti tudi o vključitvi klavzule o zaupnosti v pogodbo. To je priporočljivo, kadar sodelovanje med podjetniki vključuje razkritje informacij, ki so poslovna skrivnost. Takšna skrivnost je lahko na primer tehnološki postopek, uporabljene pravne rešitve ali ponujene cene za posamezne storitve ali blago. Zaupnost se zavaruje z določitvijo pogodbene kazni za njeno kršitev.

Evidenca tako imenovanih pogodbenih kazni je namenjena kritju škode, ki nastane, če ena od strank ne izpolni določbe, ki je izrecno navedena v pogodbi. Škoda se krije s plačilom določenega denarnega zneska. Pomembno je, da v primeru določitve pogodbene kazni v pogodbi stranki, ki od svojega izvajalca zahteva plačilo kazni, ni treba dokazovati obsega nastale škode. Edini pogoj za zahtevo je, da druga stranka krši določbo (ali določbe) iz pogodbe.

Klavzula Incoterms se uporablja v mednarodni trgovini. Nanaša se na odgovornost pogodbenih strank in prevzemanje tveganja. Zapis incoterms med drugim določa način in kraj dostave blaga, njegovo zavarovanje ali vprašanja, povezana s prevozom.

Včasih je dobra rešitev tudi uporaba klavzule o prepovedi ponovnega izvoza. Ta klavzula prejemniku prepoveduje izvoz blaga na druge trge brez soglasja dobavitelja. Ta klavzula se najpogosteje uporablja v primerih, povezanih z velikimi razlikami v cenah na posameznih prodajnih trgih.

Dobra varnost v negotovih časih je uporaba klavzule o težavah, ki omogoča ponovno pogajanje o pogodbenih pogojih v primerih, ko zaradi nepredvidenega dogodka nadaljnje izpolnjevanje pogodbenih obveznosti postane nerentabilno za oba podjetnika.

Da bi zavarovali svoja vložena sredstva pri sodelovanju, lahko razmislite tudi o ustanovitvi tako imenovanega skrbniškega računa. To je posebna vrsta bančnega računa, ki se uporablja za denarne poravnave. S tem računom lahko zavarujete sredstva pri transakcijah med podjetniki, ki so pravkar začeli sodelovati. Sredstva, vplačana na to vrsto računa, se izplačajo šele po izpolnitvi obveznosti, določenih v pogodbi.

Viri

https://www.biznesowerewolucje.com/roznice-kulturowe-biznes/

https://businessculture.org/eastern-europe/poland/business-etiquette/

https://culturalatlas.sbs.com.au/polish-culture/polish-culture-business-culture

https://www.protocolww.com/8-culture-tips-for-doing-business-with-poland/

https://culture.pl/en/article/how-to-survive-a-business-meeting-with-poles