De unde să începem?

Una dintre problemele de bază este verificarea veridicității și corectitudinii datelor clientului cu care intenționăm să încheiem un contract. Cercetarea în acest domeniu permite o evaluare adecvată nu numai a credibilității, ci mai ales a solvabilității posibile a viitorului contractant. Registrul instanțelor naționale (KRS) și Registrul central și informațiile privind activitatea economică (CEIDG) funcționează, de asemenea, în Polonia, unde puteți verifica date precum:

• denumirea entității,
• detalii cu privire la partenerii companiei,
• datele persoanelor care reprezintă o anumită entitate;
• date privind situațiile financiare prezentate;
• informații privind separarea bunurilor,
• informații privind procedurile de faliment în

Cu toate acestea, trebuie reținut faptul că datele care apar în registre nu sunt întotdeauna actualizate sau adevărate. Adesea, motoarele de căutare pe Internet oferă informații mult mai precise (adică mai actualizate) în această privință, deci merită să cautam pe ”google” viitorul contractant. Acest lucru se aplică atât datelor în sine, cât și opiniilor despre o anumită entitate.

Ce trebuie să faceți și ce să vă amintiți pentru a semna un contract fructuos cu un antreprenor polonez? Cum să intri cu succes pe piața poloneză? Iată câteva sfaturi importante care vă vor fi utile atunci când stabiliți primele relații de afaceri, negociați contracte sau semnați acorduri de cooperare.

Contracte la recomandare

Recomandările Word-of-mouth (din gură-în gură) sunt foarte importante în Polonia, iar selectarea unui anumit contractant este adesea determinată de faptul că a fost recomandată de un prieten de afaceri. Este bine să aveți o scrisoare de referință și să câștigați succesiv încrederea pieței prin recomandări reciproce.

Cooperarea cu o entitate mare – nu vă descurajați!

Cooperarea cu companiile mari începe de obicei cu o întâlnire cu un angajat de rang inferior și numai după un anumit timp poate avea loc o întâlnire, de exemplu, cu consiliul de administrație al unei anumite societăți. Aceasta este o tactică comună în corporațiile occidentale care operează și în Polonia. Întâlnirea cu o persoană de rang inferior este, de asemenea, foarte importantă, deoarece datorită recomandării sale, este posibil să continuați să lucrați cu o anumită companie.

O întâlnire față în față este cheia încrederii în afacerile poloneze.

În ciuda progreselor tehnologice enorme, inclusiv în mediul de afaceri, contactul direct cu un potențial partener de afaceri este încă neprețuit în Polonia.

Cum să vă pregătiți pentru o întâlnire de afaceri cu un potențial partener de afaceri din Polonia?

Iată câteva dintre cele mai importante fapte pe care trebuie să le țineți minte în timp ce vă pregătiți pentru prima întâlnire care ar putea duce la un contract fructuos.

Polonezii fac foarte rar afaceri cu oameni pe care nu-i cunosc personal. De aceea este atât de important să avem o întâlnire față în față. Detaliile și pașii următori pentru cooperare pot fi determinate prin e-mail sau telefon. În domeniul afacerilor din Polonia, există o nevoie puternică de a crea un fel de încredere între partenerii de afaceri, care nu poate fi realizată numai prin contact virtual. Dacă propuneți crearea unei societăți mixte, cel mai probabil veți fi invitat în Polonia. Amintiți-vă că în Polonia primele impresii sunt foarte importante; este foarte probabil ca, în cazul în care prima întâlnire are loc într-o atmosferă relaxată, va fi semnat un contract.

Punctualitate

Punctualitatea la întâlniri este foarte apreciată în Polonia. Merită să ajungem la întâlnire la ora convenită. Întârzierea nu este privită cu ochi buni, deși pot exista ocazii în care s-ar putea să trebuiască să ne așteptăm rândul din cauza unor întârzieri. Cu toate acestea, de partea noastră este să facem o primă impresie bună și să eliminăm astfel posibilitatea de a întârzia.

O strângere de mână și un zâmbet sunt suficiente.

Întâlnirea începe de obicei cu o strângere de mână puternică, cu un zâmbet politicos; acesta este un comportament tipic atât pentru bărbați, cât și pentru femei. Sunt momente în care doamnele își pot da din cap politicos. Este important să ne amintim că sărutarea mâinilor de sex feminin nu este folosită acum și chiar ridiculizată. Un principiu similar al non-sărutului se aplică așa- numitelor sărutări masculine, încă populare în unele părți ale Europei de Est. De aici regula de aur nr. 1 – fără sărutări, ci o strângere de mână fermă și un zâmbet.

Cum să vă adresați în timpul întâlnirii? – numele persoanelor.

Adresarea corectă este încă destul de comună în Polonia. Vă rugăm să folosiți formule politicoase adecvate. În general, la începutul întâlnirii, gazda prezintă invitatul colegilor săi. Chiar dacă nu folosește titluri, amintește-ți să nu chemi oamenii pe nume decât dacă ești invitat să faci acest lucru. În cadrul relațiilor

formale, polonezii folosesc numele de familie cu „dl.” sau „dna.” (dl Kowalski, doamna Kowalska). Din păcate, unii oameni cer ca ei să fie numiți cu titlurile lor profesionale sau academice. Prin urmare, cel mai bine este să ne amintim să aplicăm titluri corespunzătoare profesorilor universitari, medicilor, altor persoane care ocupă poziții importante în educație, majorității oficialilor (în special diplomaților), medicilor și clerului.

Cadouri

Rețineți că, deși darurile sunt binevenite, ele ar trebui să fie doar simbolice și să nu fie supraevaluate. Darurile prea sofisticate și scumpe pot fi asociate cu corupția cu care Polonia s-a luptat de-a lungul anilor și la care este acum prea sensibilă.

La ce să acordați atenție atunci când vorbiți?

Un alt sfat important este să acordați atenție discuțiilor mici. Chiar la începutul întâlnirii, imediat după salut, se obișnuiește să se facă cunoștință pe scurt, ceea ce reprezintă începutul construirii încrederii reciproce și a simpatiei între viitorii parteneri de afaceri. Deci, este important ca mica discuție să dureze atât timp cât gazda are nevoie de ea, el este moderatorul acestei întâlniri. Cu toate acestea, este bine să fim vigilenți și pregătiți în mod corespunzător pentru a trece fără probleme la subiecte mai detaliate legate de cooperarea viitoare.

Merită să ne amintim că în Polonia se percepe negativ un nivel ridicat de auto- protecție sau supra-încredere. Onestitatea, integritatea, cunoștințele și experiența sunt apreciate, iar rezultatele acțiunilor ar trebui să ofere dovezi ale valorii și abilităților.

Nu vă lăudați, dar este o idee bună să pregătiți câteva propoziții sau cuvinte în poloneză; este o modalitate foarte bună de a sparge prima gheață și de a stârni simpatie. Ca parte a discuțiilor mici, există, de asemenea, întrebări despre familie sau despre ultima vacanță. Cu toate acestea, sunt întrebări oficiale și sunt un exemplu standard de întrebări de rutină. Potrivit unui sondaj recent, viața de familie este de departe cea mai importantă valoare pentru polonezi cu o sănătate bună, integritate, o carieră de succes și liniște sufletească.

Este imperativ să ne amintim regula de aur ca să nu mai vorbim de subiecte politice, religioase sau sociale. Acestea sunt subiecte extrem de sensibile și pot înstrăina un potențial partener de afaceri.

Polonezii poartă discuții de afaceri într-o manieră deschisă și directă, deși se argumentează că la începutul relației lor au recurs la instrumente diplomatice. Afacerile sunt tratate serios în Polonia, deci nu trebuie să exagerați cu excesul de glume și veselie, ci mai degrabă să vă concentrați asupra detaliilor și profesionalismului. Atmosfera conversației ar trebui, desigur, să fie prietenoasă,

dar nu plină de comunicare veselă. Trecerea la o atmosferă mai relaxată durează, de obicei, mai mult decât este, de exemplu, în relațiile de afaceri din sudul Europei.

În plus față de câteva fraze în limba poloneză, pentru un început bun, merită să vă înarmați cu date importante și date statistice de-a lungul discuției oficiale. Polonezii iubesc faptele și foarte rar iau decizii de afaceri bazate pe emoții. Pentru a convinge partenerii polonezi cu privire la oferta depusă, este absolut necesar să o sprijinim cu cifre, cercetări sau o previziune bine justificată.

Încrederea în numere, și nu în emoții, este, de asemenea, legată de faptul că polonezilor nu le place riscul, nici în afaceri. În timpul negocierilor, este mai bine să subliniem faptul că necooperarea poate aduce unele pierderi și poate prezenta un risc, decât să promitem beneficii în viitorul îndepărtat.

Oamenii de afaceri polonezi sunt negociatori ușori spre medii. Amânarea contractului până la limită sau jocul ia-l sau lasă-l, nu este stilul lor. Polonezii cred că, dacă vă consumați timpul, merită să semnați un contract. Vechea zicală britanică „Un Domn nu vorbește despre bani” este extrem de populară în Polonia și poate îngreuna să vorbească direct despre bani și să negocieze. Stai pe loc, dar fii răbdător și nu amenința să renunți la contract.

După prima întâlnire

Merită să se creeze un rezumat al ceea ce a fost convenit sau discutat în timpul discuțiilor imediat după reuniune. Un astfel de rezumat scris ar trebui trimis, de preferință, prin e-mail participanților la reuniune. Tot ceea ce s-a convenit în cursul procesului de negociere ar trebui să fie consemnat și prezentat ambelor părți în această formă, înainte de a se face următorii pași de cooperare. Numai contractele orale sunt rare și rareori înlocuiesc contractele scrise și pot da naștere la numeroase neînțelegeri și întreruperi ale cooperării.

Cel mai bine este să negociezi și să semnezi un contract în două întâlniri. Prima ar trebui tratată ca o prezentare introductivă a ipotezelor de cooperare. Să acorde timp pentru o analiză a nevoilor și a modului în care dispozițiile acordului sunt puse în aplicare de ambele părți. Desfășurarea succesivă a întâlnirii în cadrul căreia va fi semnat contractul final. Desigur, între timp, este posibil să se prezinte schițe ale contractului, domeniul său de aplicare, prin e-mail sau apeluri telefonice.

Sfârșitul întâlnirii – rămas bun

Dacă sfârșitul întâlnirii decurge într-o atmosferă plăcută și prietenoasă, înseamnă probabil că semnarea contractului va avea loc. Merită să ne amintim că la sfârșitul sau la începutul conversației, sunt schimbate cărți de vizită; este important să le luați cu voi la întâlnire.

Cele mai importante elemente ale unui contract

Contractul trebuie să specifice exact ceea ce privește (așa-numitul obiect al contractului), cuantumul remunerației și data executării specificate în contract. Cu alte cuvinte, contractul trebuie să răspundă în mod clar la întrebările:

• „Cine?”,
• „Ce?”,
• „Când?”
• și „Cât de mult?”.

Este extrem de important să ne amintim că părțile din contract definesc așa- numita competență judiciară. Aceasta înseamnă că părțile convin asupra legii care se va aplica contractului încheiat. Din păcate, majoritatea antreprenorilor cred în mod eronat că nu au nicio influență asupra alegerii legii sau nu sunt conștienți de existența unei astfel de posibilități. În același timp, trebuie amintit că acesta este unul dintre aspectele-cheie ale oricărui contract încheiat de antreprenori din două țări diferite. Trebuie amintit că un posibil proces va avea loc, de exemplu, în Polonia, ceea ce înseamnă că acesta se va desfășura în limba poloneză și se va baza pe sistemul juridic polonez. Acest lucru, la rândul său, este adesea asociat cu necesitatea de a angaja un avocat polonez și cu costuri suplimentare. Nu trebuie uitat să se stabilească instanța competentă în fața căreia va   avea loc un  eventual  proces.

Desigur, o chestiune importantă în contractul cu un antreprenor străin este, de asemenea, moneda în care vor fi soluționate serviciile furnizate sau bunurile vândute în străinătate. Două aspecte sunt importante aici – însăși selectarea monedei ca atare (PLN, euro, dolari sau altă monedă) și metoda de conversie a acestei monede.

O altă problemă este stabilirea limbii în care contractul va fi întocmit și încheiat. Este cel mai sigur atunci când contractul este încheiat într-una dintre limbile internaționale (cel mai adesea engleza, dar și spaniola sau franceza). O altă soluție utilă este încheierea contractului în limbile țărilor de origine ale antreprenorilor (de exemplu, poloneză și germană). Cu toate acestea, într-un astfel de caz, ar trebui să se indice care versiune lingvistică este decisivă în cazul unor discrepanțe în traducerea dispozițiilor contractuale individuale.

De asemenea, merită luată în considerare includerea unei clauze de confidențialitate în contract. Este recomandabil atunci când cooperarea dintre antreprenori implică divulgarea de informații care constituie un secret de afaceri. Un astfel de secret poate fi, de exemplu, un proces tehnologic, soluții juridice aplicate sau prețuri oferite pentru servicii sau bunuri individuale. Confidențialitatea este asigurată prin introducerea unei sancțiuni contractuale pentru încălcarea sa.

Înregistrarea așa-numitelor sancțiuni contractuale este destinată să acopere prejudiciul cauzat în cazul neexecutării de către una dintre părți a unei dispoziții indicate în mod specific în contract. Prejudiciul este acoperit prin plata unei sume fixe de bani. Important este că, în cazul stipulării unei penalități contractuale în contract, partea care solicită plata penalității de la contractantul său nu este obligată să dovedească amploarea prejudiciului suferit. Singura condiție pentru cerere este încălcarea de către cealaltă parte a dispoziției (sau a dispozițiilor) conținute în  contract.

Clauza incoterms este utilizată în comerțul internațional. Aceasta se referă la răspunderea părților la un anumit contract și la asumarea riscului. Notarea incoterms specifică, printre altele, modul și locul de livrare a mărfurilor, asigurarea   acestora      sau   aspectele   legate   de   transportul   acestora.

Uneori, este, de asemenea, o soluție bună pentru a utiliza o clauză de nereexportare. Această clauză interzice destinatarului să exporte bunurile pe alte piețe fără consimțământul furnizorului. Această clauză este utilizată cel mai adesea în cazuri legate de existența unor diferențe mari de preț pe piețele de vânzare                                                                                                     individuale.

O siguranță în vremuri incerte este utilizarea clauzei de impreviziune, care permite renegocierea clauzelor contractuale în cazurile în care, din cauza unui eveniment neprevăzut, îndeplinirea în continuare a obligațiilor contractuale devine neprofitabilă pentru ambii antreprenori.

Pentru a vă asigura fondurile investite în cooperare, vă puteți gândi, de asemenea, la crearea așa-numitului cont de garanție. Acesta este un tip special de cont bancar utilizat pentru decontarea numerarului. Acest cont poate asigura fonduri în tranzacțiile între antreprenorii care tocmai au început cooperarea. Fondurile plătite în acest tip de cont sunt acordate numai la îndeplinirea obligațiilor specificate în contract.

Referințe

https://www.biznesowerewolucje.com/roznice-kulturowe-biznes/

https://businessculture.org/eastern-europe/poland/business-etiquette/

https://culturalatlas.sbs.com.au/polish-culture/polish-culture-business-culture

https://www.protocolww.com/8-culture-tips-for-doing-business-with-poland/

https://culture.pl/en/article/how-to-survive-a-business-meeting-with-poles