Wstęp

Negocjacja jest typem komunikacji między partnerami umowy mającymi na uwadze cel, który chcą osiągnąć. W procesie negocjacji istotny jest przedmiot negocjacji i to, w jaki sposób negocjujemy, a co może bardzo różnić w zależności od kultury. W negocjacjach na poziomie międzynarodowym, zaangażowane strony muszą zrozumieć kulturę swojego partnera biznesowego, aby podejść do niego zgodnie z jego językiem, zwyczajami, tradycjami, konwencjami moralnymi i religijnymi. Amerykanie mają na przykład tendencję do postrzegania negocjacji jako procesu konkurencyjnego ofert i kontrofert, natomiast Japończycy widzą w nich szansę na wymianę informacji (BAICU, 2014 r).

Jeśli chodzi o Europę, istnieją dwa typy kultur: kultury monochroniczne i polichroniczne. Niektórzy badacze wyróżniają zaś triadę kulturową, tj. kultury zorientowane geograficznie na Północ, Środek i Południe. W krajach europejskich dominuje trend w kierunku “Jedności w Różnorodności”, który jest właściwy dla przyszłej jedności europejskiej i jest definiowany przez tolerancję, zrozumienie, konkurencyjne sojusze i porozumienia typu win-win.

Podróże, sieci społeczno-biznesowe, stosunki dyplomatyczne, e-commerce, języki obce, lokalne tradycje, zwyczaje, historia, geograficznie zorientowane zwyczaje, wiedza biznesowa, ustawodawstwo i międzykulturowe różnice są niezbędne do zawarcia porozumień w sytuacji win-win. Jednostki, grupy, społeczności, organizacje, czy nawet nacje – wszystkie mają różne wartości, przekonania i założenia, które mają dla nich sens (YINGYUSHIJIE, 2019 r).

Cztery wymiary kultury do rozważenia w negocjacjach międzynarodowych

1. Odległość władzy

Na przykład w Rosji władza jest skoncentrowana na górze. Członkowie zarządu lub urzędnicy państwowi mogą wynegocjować umowę, a następnie renegocjować ją przez władze wyższego szczebla, w innym czasie.

2. Indywidualizm/Kolektywizm

Jednostki w społeczeństwie mogą postrzegać siebie jako jednostki lub jako członkowie grupy, czyli kolektywu. Ten proces myślowy ma wpływ na to, jak społeczeństwa są zorganizowane i w jakim zakresie podejmowane są decyzje.

3. Męskość/Kobiecość

Trzecim czynnikiem jest poziom akceptacji przez społeczeństwo tradycyjnych lub stereotypowych cech męskich i kobiecych. Na przykład agresja i rywalizacja są tradycyjnie „męskimi” cechami, podczas gdy nacisk na relacje i współpracę to tradycyjnie “kobiece” cechy. Wiele krajów skandynawskich plasuje się wyżej pod względem jakości relacji, podczas gdy inne kultury pod względem rywalizacji.

4. Unikanie niepewności

Unikanie niepewności odnosi się do tego, jak dobrze dana osoba czuje się w nieuporządkowanym lub niepewnym środowisku. Ponieważ niektóre kultury nie czują się komfortowo z powodu dwuznaczności, firmy szukają norm i zasad, aby pomóc im w negocjacjach. Inne kultury mniej obawiają się niepewności i czują się bardziej komfortowo podczas negocjacji.

Negocjacje biznesowe w niektórych krajach, takich jak Hiszpania, mogą mieć za główny cel podpisanie umowy, jednakże negocjatorzy z innych kultur mogą być bardziej zainteresowani budowaniem silnej, długotrwałej relacji ze swoim partnerem biznesowym.

Te cechy opisują wartości kulturowe w szerokim znaczeniu i nie każda osoba w danej kulturze zgodziłaby się z każdą z nich. Niemniej jednak mogą to być ogólne definicje tego, jak inne kultury postrzegają proces negocjacji (Conlon, 2019 r.).

Ważne elementy zawierania i przestrzegania umowy

Organizacje mogą dążyć do podjęcia współpracy z partnerami i klientami z innych krajów w celu rozszerzenia swojej sieci wpływów. Podczas współpracy z partnerami z różnych krajów, świadomość różnic kulturowych może pomóc w podpisaniu długoterminowych, realnych umów o współpracy. Przy negocjowaniu umów, ignorowanie nawet drobnych różnic kulturowych może prowadzić do niepożądanych skutków. Kiedy tak się dzieje? Gdy jedna ze stron podważyła wagę różnic kulturowych i przeforsowała swój własny tok myślenia, co finalnie poskutkowało wpadką. Nie uwzględnienie różnic kulturowych może zostać odebrane przez drugą stronę jako zlekceważenie.

Klasyfikacja kultur w oparciu o określone cechy i zachowania jest jedną z technik pozwalających na lepsze ich zrozumienie oraz daje możliwość zastosowania tych informacji w świecie biznesu.

Nawet jeśli zaangażowane strony nie pochodzą z kraju anglojęzycznego, umowy międzynarodowe są powszechnie sporządzane w języku angielskim. Wadą umów sporządzonych w języku angielskim przez osoby niebędące rodzimymi użytkownikami języka jest to, że po podpisaniu umowy mogą pojawić się problemy, a jedna ze stron może zakwestionować umowę, ponieważ nie zrozumiały, co podpisują (QUILLEN, 2017 r).

Aby uniknąć nieporozumień w przypadku, gdy umowa sporządzana jest w języku angielskim, strony mogą zgodzić się na zrzeczenie się prawa do argumentowania, iż nie zrozumiały umowy i z tego powodu jest ona nieważna. Alternatywną opcją jest użycie języka angielskiego jako lingua franca w umowach dwujęzycznych. Zawsze można zrobić kombinację tych dwóch opcji.

Dodatkowo, w przypadku współpracy z firmą zagraniczną, mogą wystąpić rozbieżności w sposobie podejścia do kwestii prawnych, jak również w klimacie handlowym. Ze względu na rozbieżności w podejściu w różnych systemach prawnych, mogą wystąpić znaczne różnice w praktyce zawierania umów. Jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji strony zobowiązane są do przestrzegania własnego prawa, jak również prawa państw, którym podlegają inne strony, a także wszelkich regulacji międzynarodowych, które mogą zostać zastosowane. Nieporozumienia mogą pojawić się w kontraktach międzynarodowych w wielu innych kwestiach. Jeden z kontrahentów lub jedno z państw może nie przestrzegać warunków umowy, co prowadzi do konfliktu lub naruszenia, które strony muszą natychmiast rozwiązać. Dlatego uważa się, że w procedurze zawierania umów ważne jest poszanowanie różnic kulturowych kontrahentów oraz określenie wspólnych kanałów komunikacji (np. język angielski jako lingua franca) (UPCOUNSEL, 2020 r). Więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://www.upcounsel.com/international-contracts

1. Rodzaje różnic w negocjacjach

Prowadząc negocjacje, należy zawsze brać pod uwagę kilka szczególnie ważnych czynników, dotyczących osoby, z którą się rozmawia. Język, zwyczaje, tradycje, obawy moralne i religijne oraz szacunek mogą prowadzić do pozytywnego lub negatywnego wyniku przedmiotu negocjacji (BAICU, 2014 r).

2. Wymiary kultury europejskiej w negocjacjach

W kulturze europejskiej istnieją cztery różne wymiary kulturowe, które wpływają na proces negocjacji:

1. Odległość władzy – orientacja koncentracji władzy.
2. Indywidualizm/Kolektywizm – dotyczące tego, jak każde społeczeństwo jest zorganizowane i jak podejmowane są w nim decyzje.
3. Męskość/Kobiecość – akceptacja tradycyjnych lub stereotypowych cech męskich i kobiecych, w każdym społeczeństwie.
4. Unikanie niepewności – obrazuje stopień komfortu właściwy dla danego społeczeństwa, jeśli chodzi o niejednoznaczność i niepewność w procedurach negocjacyjnych (Conlon, 2019 r.).
5. Różnice językowe i kulturowe w procedurach zawierania umów biznesowych

Bariery językowe i kulturowe dość często prowadzą do nieprzyjemnych sytuacji, podczas zawierania i przestrzegania warunków umowy. Znaczenie dostosowania języka podczas sporządzania umowy jest konieczne, ponieważ pozostawia mało miejsca na nieporozumienia (QUILLEN, 2017 r).

Rysunek 1. Źródło: D. Ballis Huffingtonpost.gr, 2020 r.

 

Część teoretyczna – GRECJA

 

W Grecji, podobnie jak w innych krajach, gdzie rynek nie został jeszcze kompletnie zmodernizowany, większość firm uważa proces negocjacji za “zaawansowaną formę targowania się”, a stosowane przez nie metody są ograniczone w wąskich, tradycyjnych kontekstach przez osoby, które uważają, że są doświadczonymi i kompetentnymi negocjatorami. Nie należy jednak pomijać faktu, że w Grecji istnieje znaczna liczba dużych i dobrze zorganizowanych firm, prowadzących umiędzynarodowioną działalność gospodarczą, które zostały dostrzeżone i dostosowane do współczesnego rozwoju i trendów, ponieważ położyły nacisk na edukację i wdrożyły programy szkoleniowe dla swojej kadry kierowniczej w zakresie negocjacji.

Greccy negocjatorzy preferują kontakt osobisty ze swoim partnerem biznesowym. Podczas nawiązywania znajomości, uściskają intensywnie dłoń i zazwyczaj, gdy mamy do czynienia ze starszą znajomością lub przyjaźnią, zwyczajem jest przyjazny uścisk. Dystans, jaki zachowują strony zależy od tego, jak dobrze się czują z rozmówcą, a mianowicie jeśli jest to pierwszy kontakt, utrzymują krótki dystans fizyczny, natomiast jeśli występuje zażyłość, wówczas dystans się skraca, a postawa jest bardziej swobodna. Należy oczekiwać punktualności, ale nie jest ona krytyczna, ponieważ grecki partner również może się spóźnić.

Zarządzanie czasem

W Grecji spotkania mają z góry ustalony program obrad, w którym zawarta jest lista większości tematów, które należy podjąć. Jednakże, istnieje elastyczność jako że punkty, które nie znalazły się w programie, mogą zostać wprowadzone do dyskusji podczas spotkania. Otwarte dyskusje i intensywna wymiana poglądów są uważane za konieczne i szczególnie ważne, aby podjąć właściwe decyzje, które doprowadzą do pożądanego porozumienia. Często zdarza się również, że podczas spotkania wiele osób rozmawia jednocześnie, a sesje przerw są również częścią programu obrad. Ponadto nieformalne spotkania, bez wcześniej ustalonego programu, mogą odbywać się codziennie lub z inną częstotliwością, np. co tydzień.

Kluczowa rola przygotowań wstępnych

Spotkania czołowych firm są bardzo częste. W wielu przypadkach poświęcane są ważnym tematom do dyskusji i negocjacji, do udziału w których negocjatorzy powinni posiadać nie tylko wiedzę, ale i umiejętności negocjacyjne. Wówczas nawet najmniejszy błąd i niejasność może mieć fatalne skutki, gdyż podejmowane decyzje mogą dotyczyć firmy, grupy inwestycyjnej, a nawet gospodarki narodowej.

Prawidłowe przygotowanie pełni kluczową rolę nie tylko w negocjacjach z osobami tej samej narodowości, lecz także z osobami różnych narodowości (np. Greków z Włochami, czy Niemcami), gdyż często negocjacje mogą zacząć się od uprzedzeń w stosunku do konkretnego kraju. Jednakże przy odpowiednim przygotowaniu, bariera uprzedzeń może zostać pokonana. Ponadto należy wspomnieć o casusie greckim i postępach, jakie dokonały się w tym kraju na przestrzeni ostatniej dekady, w konsekwencji kryzysu gospodarczego.

Źródło: Cecl.gr, 2021

Doświadczeni negocjatorzy powinni być dobrze zaznajomieni z przedmiotem negocjacji, rozpoznając wszystkie jego aspekty. Powodem, który narzuca negocjatorowi doskonałą znajomość przedmiotu negocjacji, jest fakt, że gdy zostanie on wezwany do udziału w procesie, powinien być świadomy “zachcianek” i ustępstw, na jakie skłonna jest pójść strona przeciwna. W tym kontekście informacje odgrywają kluczową rolę w wyniku każdych negocjacji; jednak nie zawsze są one jawne dla strony przeciwnej, a nawet jeśli tak się dzieje, to nigdy nie są one całkowicie szczere (Giannopoulos, 2018 r).

Zawieranie i przestrzeganie umów po grecku

W Grecji tradycyjnie umowy między dwoma (lub więcej) stronami zwykle mają charakter słowny, poprzedzony uściskiem dłoni, nawet w dziedzinie handlu. Jednakże, ponieważ ta praktyka jest ryzykowna, gdy w grę wchodzą transakcje pieniężne, potrzeba podpisania umowy stała się koniecznością.

W zakresie własności, stosunków rodzinnych, prawa karnego i umów, Grecja stosuje system prawa cywilnego. System prawny Grecji jest porównywalny z systemem Austrii, Niemiec, Finlandii i Belgii.

Zgodnie z prawem greckim większość podstawowych umów handlowych nie wymaga odręcznego podpisu. Umowy są prawnie wiążące, gdy dwie strony zawrą porozumienie, jednak jedna lub obie strony mogą być zobowiązane do przedstawienia dodatkowych dowodów w sądzie.

Cyfrowe systemy zarządzania transakcjami mogą być wykorzystane do przedstawienia dowodów istniejącej umowy, zgodnie z art. 445 greckiego kodeksu postępowania cywilnego (PANDADOC, 2022 r).

Obywatele i przedsiębiorstwa mogą teraz – szybko i za darmo – podpisywać wszystkie dokumenty i umowy podpisem cyfrowym, eliminując konieczność osobistego uwierzytelniania podpisów w Centrum Obsługi Obywatela (KEP). Więcej o tej usłudze można znaleźć na: http://docs.gov.gr/. Podpisane cyfrowo dokumenty są następnie zapisywane online i mogą być wydrukowane lub wysłane do odpowiedniej agencji rządowej (Gct & Bureau, 2021 r).

Źródła

BAICU, MARIANA (2014). European Cross cultural Differencies vs. German and Romanian style negotiations. International Journal for Innovation Education and Research, 2(5), 51–57. https://doi.org/10.31686/ijier. vol2.iss5.184

Ballis, D. (2020). Panhellenic Student Negotiation Competition. https://www.huffingtonpost.gr/entry/panellenios-foitetikos-diayonismos-diapraymateeseon_gr_5e5a24c2c5b6450a30bee40b.

CECL (2021). cecl.gr. https://www.cecl.gr/en/category-seminars/2021 /02/11/may-18-2021-modern-forms-of-contracts-in-the-internal-european-market-and-the-upcoming-reforms-of-the-greek-legislation/.

Christianopoulou, A. (2012). The systematic management of negotiations in the projects: study case of two construction works. [H systhmatikh diaxeirish twn diapragmateusewn sta erga: meleth periptwshs dyo kataskeuastikwn ergwn, T.E.I. of Larissa]. ir.lib.uth.gr

Conlon, D. (2019). How International Cultural Differences Can Affect Negotiations. Michiganstateuniversityonline.com, dostęp 2 lutego 2022, https://www.michiganstateuniversityonline.com/resources/leadership/how-international-cultural-differences-can-affect-negotiations/

Gct & Bureau, A. (2021, November 19). Greek Gov’t launches digital signature service for all personal documents. Greek City Times, dostęp 8 lutego 2022, https://greekcitytimes.com/2021/11/20/digital-signature-service-greece/

Giannopoulos, D. (2018). The strategy of negotiations in economic, legal and political sector. [H strathgikh twn diapragmateusewn ston oikonomiko, nomiko kai politiko tomea, University of Makedonia]. Dspace.lib.uom.gr

International contracts: Everything you need to know. UpCounsel. (2020, October), dostęp 2 lutego 2022, https://www.upcounsel.com/international-contracts

Quillen, R. (2017, March 20). The importance of cultural dimensions in contract negotiations. LinkedIn, dostęp 2 lutego 2022, https://www.linkedin.com/pulse/considering-culture-contract-negotiations-reinhold-quillen/

The Influence of Culture on Negotiation: Managerial Perspectives (2019), dostęp 2 lutego 2022, http://www.yingyushijie.com/business/ detail/id/3960/category/49.html

What are the electronic signatures laws in Greece? PandaDoc. (2022), dostęp 2 lutego 2022, https://www.pandadoc.com/electronic-signature-law/greece/

Greece’s Role in the Eastern Mediterranean: A Conversation with Nikos Dendias (2021), https://www.youtube.com/watch?v=bhdaIk1nfxc

Część teoretyczna – RUMUNIA

Negocjacje to codzienna konieczność i problem w biznesie. Celem negocjacji nie jest jedynie sfinalizowanie transakcji, ale często uzyskanie optymalnego rozwiązania technicznego lub organizacyjnego, istotnej wartości dodanej, jak również maksymalizacja wyniku transakcji. W ekonomii, większość przedsiębiorców jest zdeterminowana aby, wykorzystać negocjacje do wpływania na innych dla osiągnięcia określonych celów osobistych. Co więcej, negocjacje lub harmonizacja opcji jest nie tylko powszechna, ale i niezbędna do życia w środowisku społecznym.

Proces komunikacji w negocjacjach gospodarczych jest przede wszystkim silnie uzależniony od tego, co nazywamy ogólnie „kulturą”, a „kulturą biznesu” w szczególności. Osoby nie znające biznesowych „reguł gry” będą zawsze w niekorzystnej sytuacji w rywalizacji z konkurentami. Każda kultura ma swoje tradycje i obyczaje, w zależności od nich, można wytypować różne podejścia do negocjacji. Negocjatorzy każdej kultury w naturalny sposób wolą rozwijać własne umiejętności i formować swój „styl”, czy też promować swoje mocne strony, zamiast przyjmować obce podejście, a które może odkryć ich słabości. Jednakże w Rumuni istnieją pewne, powszechne typy osobowości. Tak, jak w innych krajach, tutaj też typ reprezentatywnego negocjatora zależy oczywiście od samej firmy, z której się wywodzi. Małe kapitalistyczne przedsiębiorstwa utworzone przez stowarzyszenia, które pojawiły się po rewolucji rumuńskiej, napędzały rodzaj negocjatora skupionego głównie na własnej intuicji i osobistych skłonnościach, przy brakach w zakresie przedsiębiorczości. Przedstawiciele byłych przedsiębiorstw państwowych, przekształconych w firmy handlowe, a następnie sprywatyzowanych, mocno odseparowali się od typu “nadzorowanych” i “wolnych negocjacji”, praktykowanych przed 1989 rokiem, kiedy to przedstawiciele polityczni i represyjni wykazali bezpośrednią ingerencję we wszystkie negocjacje, kontrolując przebieg rozmów pozostałych członków zespołu. Styl komunistyczny był mocno biurokratyczny i polityczny. Niestety politycy nowej fali nie pozbyli się takich obaw i nadal są niepewni w zderzeniu z normalnie funkcjonującymi mechanizmami przedsiębiorstw publicznych.

Czy w tych warunkach istnieje „rumuński styl” negocjacji? Nie wykształcił się on raczej w ciągu trzydziestu lat od wprowadzenia gospodarki rynkowej, ponieważ ta dziedzina, jak każda inna w rumuńskiej społeczności, jest w ciągłym poszukiwaniu sensu i własnej tożsamości. Było i jest to szczególnie trudne ze względu na konkurencję zewnętrzną, która przynajmniej w pierwszych latach wolnego rynku, okazała się być przytłaczająca.

Można wyróżnić kilka typów osobowości negocjatora:

Według Mariany Baicu[1] profil rumuńskiego negocjatora jest różny w zależności od regionu kraju.

Obszar centralny, zachodni, północny	Obszar południowy
Relacje i szacunek   – bardzo ostrożny, wydaje się dość powściągliwy, postępuje wolno – bardzo rzetelny, dotrzymuje obietnic – skupiony na planie – skupiony na czasie i porządku – konserwatywny, konformistyczny, kreatywny – wykazuje niepokój związany z niepewnością, niejednoznacznością i nieokreślonym ryzykiem – posiada relacje z przedsiębiorstwami	Relacje i szacunek   – bardzo podejrzliwy, ekspansywny, plotkarski i szybko mówiący – nieufny, często zmieniający swoje obietnice w zależności od kontekstu – skupiony na możliwościach i okazjach – skupiony na zagrożeniach i jednostkach – społeczny, innowacyjny, łapiący okazję – radzi sobie z niepewnością, niejednoznacznością i ryzykiem bez zastrzeżeń – posiada relacje z jednostkami
Negocjacje, postawy i style   – długoterminowe zaangażowanie – okazujący szacunek i godny zaufania – pozycja przełożonego – sztywny, niezmienny styl – o wąskich horyzontach – skupiony na własności	Negocjacje, postawy i style   – zaangażowanie krótkoterminowe – samolubny, nieufny, podstępny – pozycja przetargowa – zmienny, elastyczny styl – o otwartym umyśle – skupiony na problemach jednostek
Etapy negocjacji – powolne kroki – metodyczne i starannie zaplanowane podejście	Etapy negocjacji – szybsze kroki – wymagające i nieplanowane podejście

 

– W rumuńskich MŚP, „właściciel”, posiadacz większości praw, jest zaangażowany w negocjacje biznesowe, nawet jeśli on/ona formalnie nie zajmuje stanowiska kierowniczego. On/ona często pokonuje organizacyjne przeszkody poprzez nadanie autorytetu wyznaczonym menadżerom, którzy w takich warunkach zawsze wahają się w podejmowaniu ważnych decyzji. Z biegiem czasu, ta rzeczywistość została dostrzeżona przez  zagranicznych negocjatorów, którzy wykazują pewną niepewność co do przestrzegania wspólnych decyzji w kontaktach z dyrektorami lub innymi wyznaczonymi przedstawicielami. W efekcie, nierzadko partnerzy zagraniczni wymagają od pracodawców formalnego potwierdzenia porozumień, a w szczególności podpisania umów przez pracodawców.

– Przy strategicznie ważnych negocjacjach, ważniejszy jest wybór lidera zespołu (który musi być “godny zaufania”), niż jego struktura. Nawet w firmach, gdzie zadania lidera są rozdzielone, lider będzie osobą, która będzie kontrolowała proces negocjacji, czasem zachęcając członków zespołu do wniesienia określonego wkładu w negocjacje. Profesjonalny trening lidera nie jest ważny. Ta rola może być dobrze wykonywana przez osoby o wykształceniu finansowym, handlowym, a rzadziej wywodzące się z produkcji. Często uważa się, że dobrzy negocjatorzy wywodzą się z tych, którzy pierwsze lata swojego szkolenia zawodowego spędzili w świecie biznesu, a nie w świecie uniwersyteckim.

– Przy stole negocjacyjnym powinny zasiadać tylko kluczowe osoby. Skuteczność porozumień będzie większa, gdy w negocjacje zostaną zaangażowani członkowie kierownictwa organizacji i odczują – w pewnym sensie – wyniki negocjacji jako uzyskane również przez nich.

Sposób działania rumuńskich negocjatorów prowadzi w kierunku rodzaju “negocjacji”, które można określić jako kooperacyjne, a nie “konfliktowe”. Często będą oni starali się uniknąć kontrowersji poprzez odwrócenie tematu lub wprowadzenie elementów, rozładowujących atmosferę.

– Zagraniczni negocjatorzy mogą spodziewać się tego, że najbardziej spornym elementem negocjacji będzie transakcja cenowa, mniej intensywny będzie spór o cechy techniczne dostawy, o jej jakość, czy wykonanie. W przeciwieństwie do innych partnerów, rumuńscy negocjatorzy uważają, że czynnik finansowy jest niezbędnym elementem, priorytetowym dla sukcesu w negocjacjach. Ten nacisk na cenę może sugerować zagranicznym partnerom istnienie nieustannych problemów finansowych, które wpływają na zachowanie rumuńskich liderów, zaangażowanych w podejmowanie decyzji.

– Pozycje ofensywne, mimika, postawa, język ciała bądź ton głosu nie są koniecznie wykorzystywanymi atutami i rzadko wchodzą w skład arsenału taktyk rumuńskich negocjatorów. Trudno jest im oderwać się od relacji osobistych, tzn. rzadko będą woleli finalizować transakcje z partnerami, którzy nie dają im minimum osobistych względów. Motto “Ja to ja i ja jestem najlepszy” nie należy do nich!

– Rumuński negocjator nie ufa a priori swoim partnerom biznesowym. Muszą oni dać powody do zaufania. Jest entuzjastycznie nastawiony do nowych projektów, które są mu/jej prezentowane i jest gotów wykorzystać wszystkie możliwości, które są oferowane organizacji.

– Często zbyt duża socjalizacja zewnętrzna i powtarzające się opóźnienia mogą skutkować stworzeniem atmosfery niezadowolenia u strony przeciwnej. Protokolarne działania negocjator materializuje w zaproszeniu do restauracji, czy propozycji prezentu. Nie kryje swych intencji.

– Skonsolidowane firmy rumuńskie, które mają częste kontakty z korporacjami, zapożyczyły, „subtelności” ich negocjacji. Zagraniczni negocjatorzy, nie spotkają tu, jak parę lat temu, typu negocjatora zdezorientowanego, w permanentnym impasie, z którego nie wie, jak wyjść, ani niezdecydowanego, który nie wie, o czym i kiedy zdecydować. W dzisiejszych czasach nowi rumuńscy negocjatorzy w tym konkretnym obszarze dorównują negocjatorom z dominującą postawą liderów silnych zachodnich firm. Stopniowo zamiast pobłażliwego rumuńskiego negocjatora, pojawił się bardziej przekonywujący, taki który nie przyjmuje porażki zbyt łatwo. W postawie ujawnia także aspekty moralne, które prezentowane są partnerowi, aby przekonać go, że negocjacje muszą prowadzić do obopólnej korzyści.

Źródła

Beudean, Ioan (2013) – Studii de economie aplicată – Editura Casa Cărții de Știință – Cluj Napoca

Hindle, T. (2001) – Cum să negociem, Grupul Editorial RAO, [23, p.38]

Kennedy, Gavin (2001), citat de Gh. Mecu – Tehnica negocierii în afaceri, Editura Genicod, Bucureşti, [44, p. 32]

Mecu, Gh. (2001) – Tehnica negocierii în afaceri, Editura Genicod, Bucureşti [44, p. 32]

Baicu, M. (2014) EUROPEAN CROSS CULTURAL DIFFERENCIES VS. GERMAN AND ROMANIAN STYLE NEGOTIATIONS – DOI: https://doi.org/10.31686/ ijier.vol2.iss5.184

Część teoretyczna – POLSKA

Gdzie zacząć?

Jednym z podstawowych kroków jest sprawdzanie prawdziwości i poprawności danych klienta, z którym zamierzamy zawrzeć umowę. Badania w tym zakresie pozwalają na właściwą ocenę nie tylko wiarygodności, ale przede wszystkim ewentualnej wypłacalności przyszłego kontrahenta. W Polsce działa również Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) oraz Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), gdzie można sprawdzić takie dane, jak:

– nazwa podmiotu,

– dane wspólników spółki,

– dane osób reprezentujących dany podmiot,

– dane o złożonych sprawozdaniach finansowych,

– informacje o rozdzielności majątkowej,

– informacje o toczącym się postępowaniu upadłościowym.

Należy jednak pamiętać, że dane pojawiające się w rejestrach nie zawsze są aktualne i prawdziwe. Często wyszukiwarki internetowe oferują znacznie dokładniejsze (tj. bardziej aktualne) informacje w tym zakresie, dlatego warto “wygooglować” przyszłego kontrahenta. Dotyczy to zarówno samych danych, jak i opinii na temat danego podmiotu.

Co zrobić i o czym pamiętać, aby podpisać owocny kontrakt z polskim przedsiębiorcą? Jak skutecznie wejść na polski rynek? Przedstawiamy kilka ważnych wskazówek, które z pewnością przydadzą się podczas nawiązywania pierwszych relacji biznesowych, negocjowania kontraktów, czy podpisywania umów o współpracy.

Umowa z polecenia

Słowne rekomendacje są w Polsce bardzo ważne, a o wyborze danego wykonawcy często decyduje fakt, że został on polecony przez znajomego przedsiębiorcę. Dobrze jest posiadać list referencyjny i sukcesywnie zdobywać zaufanie rynku poprzez wzajemną rekomendację.

Współpraca z dużym podmiotem – nie zniechęcaj się!

Współpraca z dużymi firmami zazwyczaj zaczyna się od spotkania z pracownikiem niższego szczebla i dopiero po jakimś czasie może zostać zorganizowane spotkanie na przykład z zarządem danej firmy. To powszechnie stosowana taktyka w zachodnich korporacjach, która funkcjonuje także w Polsce. Spotkanie z osobą niższego szczebla jest również bardzo ważne, ponieważ dzięki niej bądź jej rekomendacji, możliwa jest dalsza współpraca z daną firmą.

Spotkanie twarzą w twarz to klucz do zaufania w polskim biznesie.

Pomimo ogromnego postępu technologicznego także w środowisku biznesowym bezpośredni kontakt z potencjalnym partnerem biznesowym jest w Polsce wciąż nieoceniony.

Jak przygotować się do spotkania biznesowego z potencjalnym partnerem biznesowym z Polski? Przedstawiamy kilka najbardziej kluczowych faktów, o których należy pamiętać przygotowując się do pierwszego spotkania, które może doprowadzić do zawarcia owocnej umowy.

Polacy bardzo rzadko wchodzą w interesy z osobami, których nie znają osobiście. Dlatego tak ważne jest spotkanie twarzą w twarz. Naturalne szczegóły i kolejne kroki na drodze do współpracy, można ustalić drogą mailową lub telefonicznie. W polskiej kulturze biznesowej istnieje silna potrzeba zbudowania pewnego rodzaju zaufania między partnerami biznesowymi, która nie może zostać osiągnięta przez sam kontakt wirtualny. Jeśli zaproponujesz nowe wspólne przedsięwzięcie, najprawdopodobniej zostaniesz zaproszony do Polski. Pamiętaj, że w Polsce pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, bardzo prawdopodobne jest, że jeśli pierwsze spotkanie odbędzie się w miłej atmosferze, dojdzie do podpisania umowy.

Punktualność

Punktualność na spotkaniach jest w Polsce wysoko ceniona. Warto przybyć na spotkanie o umówionej godzinie. Spóźnienia są bardzo źle widziane, choć mogą zdarzyć się sytuacje, w których z powodu jakichś opóźnień będziemy musieli poczekać na swoją kolej. Po naszej stronie jest jednak zrobienie dobrego pierwszego wrażenia i tym samym wyeliminowanie możliwości spóźnienia.

Uścisk dłoni i uśmiech wystarczą.

Spotkanie zazwyczaj zaczyna się od silnego uścisku dłoni z uprzejmym uśmiechem; to powszechne zachowanie wśród mężczyzn i kobiet. Zdarza się, że kobiety tylko grzecznie skiną głową. Należy pamiętać, że całowanie kobiecych dłoni nie jest obecnie praktykowane, a wręcz może zostać uznane za nietaktowne. Podobna zasada niecałowania dotyczy również tzw. męskich pocałunków, wciąż popularnych w niektórych częściach Europy Wschodniej. Stąd złota zasada nr 1 – żadnych pocałunków, za to zdecydowany uścisk dłoni i uśmiech.

Jak zwracać się podczas spotkania? Tytułowanie osób.

Przywiązanie do poprawnego tytułowania jest dość powszechne w Polsce. Należy używać odpowiednich form grzecznościowych. Często na samym początku spotkania, gospodarz przedstawia gościa swoim współpracownikom. Nawet jeśli nie użyje on tytułu, należy pamiętać aby nie zwracać się do ludzi po imieniu, jeśli nie uzyskało się pozwolenia. Podczas relacji formalnych, Polacy używają nazwiska ze zwrotem „pan” bądź „pani” (pan Kowalski, pani Kowalska). Niestety, niektórzy domagają się by zwracać się do nich tytułami zawodowymi lub naukowymi. Dlatego też należy pamiętać, że stosujemy odpowiednie tytuły do profesorów akademickich, doktorów, innych osób zajmujących ważne stanowiska w szkolnictwie, większości urzędników (zwłaszcza dyplomatów), lekarzy i duchownych.

Upominki

Choć upominki są mile widziane, powinny być jedynie symboliczne i nie należy przesadzać z ich ilością. Zbyt wyszukane i drogie prezenty mogą kojarzyć się z korupcją, z którą Polska zmagała się przez lata i na którą jest obecnie nadmiernie wyczulona.

Na co zwrócić uwagę podczas rozmowy?

Kolejną ważną wskazówką jest zwrócenie uwagi na small talk. Na samym początku spotkania, zaraz po przywitaniu zwyczajem jest krótkie zapoznanie się, które ma stać się początkiem budowania wzajemnego zaufania i przyjaźni między przyszłymi parterami biznesowymi. Dlatego ważne jest, aby small talk trwał tak długo, jak potrzebuje tego gospodarz, gdyż to on jest moderatorem spotkania. Natomiast dobrze jest być czujnym i odpowiednio przygotowanym, aby płynnie przejść do bardziej merytorycznych zagadnień, związanych z przyszłą współpracą.

Warto pamiętać, że okazywanie zbytniego wycofania lub nadmiernej pewności siebie jest w Polsce odbierane negatywnie. Ceniona jest uczciwość, rzetelność, wiedza i doświadczenie, a efekty działań powinny świadczyć o ich wartości i umiejętnościach.

Nie należy się przechwalać, ale dobrym pomysłem jest przygotowanie kilku zdań lub słów po polsku; to świetny sposób przełamania lodów i zdobycia przyjaźni. W ramach small talku pojawią się również pytania o rodzinę lub ostatnie wakacje. Jednakże są to pytania oficjalne, nie mają nic wspólnego z przesadną ciekawością i są standardowym przykładem typowych pytań. Warto zapamiętać, że według ostatnich sondaży życie rodzinne jest dla Polaków zdecydowanie najważniejszą wartością wraz z dobrym zdrowiem, uczciwością, udaną karierą i spokojem ducha.

Należy koniecznie pamiętać o złotej zasadzie, aby nie poruszać tematów politycznych, religijnych, czy społecznych. Są to tematy zbyt wrażliwe i mogą zrazić potencjalnego partnera biznesowego.

Polacy prowadzą rozmowy biznesowe w sposób otwarty i bezpośredni, chociaż twierdzi się, że na początku znajomości korzystają z narzędzi dyplomatycznych. Interesy traktowane są w Polsce poważnie, dlatego nie należy przesadzać z nadmiarem żartów i wesołości, a raczej skupić się na szczegółach i profesjonalizmie. Atmosfera rozmowy powinna być oczywiście przyjazna, ale nie pełna radosnej, odbiegającej od tematu, komunikacji. Przejście do bardziej swobodnej atmosfery trwa zwykle dłużej niż ma to miejsce np. w relacjach biznesowych na południu Europy.

Poza kilkoma zwrotami w języku polskim, na dobry początek, w trakcie oficjalnej części rozmowy, warto sięgnąć do twardych danych i statystyk. Polacy kochają fakty i bardzo rzadko podejmują decyzje biznesowe w oparciu o emocje. Aby przekonać polskich partnerów do przedstawionej oferty, należy bezwzględnie poprzeć ją liczbami, badaniami lub dobrze uzasadnioną prognozą.

Zaufanie do liczb, a nie do emocji, wiąże się także z faktem, że Polacy nie lubią ryzyka, także w biznesie. Podczas negocjacji lepiej podkreślać, że brak współpracy może przynieść pewne straty i nieść ryzyko, niż obiecywać korzyści w odległej przyszłości.

Polscy przedsiębiorcy są miękkimi lub średnio-twardymi negocjatorami. Odraczanie umowy do granic możliwości lub brak możliwości targu nie jest w ich stylu. Polacy wierzą, że jeśli poświęcasz swój czas, to warto podpisać umowę. Stare brytyjskie powiedzenie “Gentlemen don’t talk about money” (Dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach) jest niesamowicie popularne w Polsce i może ono sprawiać problemy w bezpośrednich rozmowach o pieniądzach i negocjacjach. Należy zachować spokój i być cierpliwym oraz nie grozić rezygnacją z umowy.

Po pierwszym spotkaniu

Warto jest sporządzić podsumowanie tego, co zostało uzgodnione lub omówione podczas rozmów, zaraz po spotkaniu. Takie pisemne podsumowanie powinno zostać wysłane drogą mailową do uczestników spotkania. Wszystkie ustalenia dokonane podczas procesu negocjacji powinny zostać zapisane i przedstawione obu stronom w takiej formie przed podjęciem kolejnych kroków współpracy. Umowy ustne rzadko zastępują umowy pisemne, mogą być one bowiem przyczyną licznych nieporozumień i zerwania współpracy.

Negocjacje i podpisanie umowy najlepiej przeprowadzić podczas dwóch spotkań. Pierwsze z nich powinno być potraktowane jako wstępne i wprowadzające do założeń przyszłej współpracy. Należy wygospodarować czas na analizę potrzeb i sposobu realizacji postanowień umowy przez obie strony. Sukcesywnie prowadzić do kolejnego, finalnego spotkania, podczas którego zostanie podpisana ostateczna umowa. Oczywiście w międzyczasie możliwe jest przedstawienie wstępnych projektów umowy, jej zakresu za pośrednictwem maili lub rozmów telefonicznych.

Zakończenie spotkania – pożegnanie

Jeśli koniec spotkania przebiega w miłej i przyjaznej atmosferze, oznacza to zapewne, że finalizacja umowy jest na wyciągnięcie ręki. Oczywiście warto pamiętać, że na końcu lub na początku rozmowy dokonuje się wymiany wizytówek; ważne jest, aby zabrać je ze sobą na spotkanie.

Najważniejsze elementy umowy

Umowa musi dokładnie określać czego dotyczy (tzw. przedmiot umowy), wysokość wynagrodzenia oraz określony w umowie termin wykonania. Innymi słowy, umowa musi jednoznacznie odpowiadać na pytania:

• Kto?
• Co?
• Kiedy?
• Za ile?

Niezwykle ważne jest, aby pamiętać, że strony umowy określają tzw. właściwość sądową. Oznacza to, że strony ustalają prawo, które będzie miało zastosowanie do zawartej umowy. Niestety większość przedsiębiorców błędnie uważa, że nie ma wpływu na wybór prawa lub w ogóle nie zdaje sobie sprawy z istnienia takiej możliwości. Jednocześnie należy pamiętać, że jest to jedna z kluczowych kwestii każdej umowy zawieranej przez przedsiębiorców z dwóch różnych krajów. Należy pamiętać, że ewentualny proces sądowy będzie miał miejsce np. w Polsce, co oznacza, że będzie prowadzony w języku polskim i w oparciu o polski system prawny. To z kolei wiąże się często z koniecznością wynajęcia polskiego prawnika i dodatkowymi kosztami. Nie należy zapominać o ustaleniu właściwego sądu, przed którym odbędzie się ewentualny proces.

Równie ważną kwestią w umowie z zagranicznym przedsiębiorcą jest waluta, w jakiej rozliczane będą świadczone usługi, czy sprzedawane za granicę towary. Ważne są tu dwa aspekty – sam wybór waluty jako takiej (rozliczenie w złotych, euro, dolarach lub innej walucie) oraz sposób przeliczenia tej waluty.

Kolejną kwestią jest określenie języka, w którym zostanie sporządzona i zawarta umowa. Najbezpieczniej jest, gdy umowa zostanie zawarta w jednym z języków międzynarodowych (najczęściej angielskim, ale także hiszpańskim lub francuskim). Innym pomocnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy w językach krajów pochodzenia przedsiębiorców (np. polskim i niemieckim). W takim przypadku należy jednak wskazać, która wersja językowa jest decydująca w przypadku rozbieżności w tłumaczeniu poszczególnych postanowień umownych.

Warto również rozważyć zawarcie w umowie klauzuli poufności. Jest ona wskazana, gdy współpraca między przedsiębiorcami wiąże się z ujawnieniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Taką tajemnicą może być np. proces technologiczny, zastosowane rozwiązania prawne, czy ceny oferowane na poszczególne usługi lub towary. Zabezpieczeniem tajemnicy jest wpisanie kary umownej za jej naruszenie.

Zapis o tzw. karach umownych ma na celu pokrycie szkody powstałej w przypadku niewykonania przez jedną ze stron postanowienia konkretnie wskazanego w umowie. Pokrycie szkody następuje poprzez zapłatę ustalonej kwoty pieniężnej. Co istotne, w przypadku zastrzeżenia w umowie kary umownej, strona, która żąda jej zapłaty od swojego kontrahenta, nie jest zobowiązana do udowodnienia rozmiaru poniesionej szkody. Jedyną przesłanką żądania jest naruszenie przez drugą stronę postanowienia (lub postanowień) zawartego w umowie.

Klauzula incoterms jest stosowana w handlu międzynarodowym. Dotyczy ona odpowiedzialności stron danej umowy oraz ponoszenia ryzyka. Notacja incoterms określa m.in. sposób i miejsce dostawy towaru, jego ubezpieczenie, czy kwestie związane z jego transportem.

Czasami dobrym rozwiązaniem jest również zastosowanie klauzuli o zakazie reeksportu. Klauzula ta zabrania odbiorcy eksportu towaru na inne rynki bez zgody dostawcy. Klauzula ta jest najczęściej stosowana w przypadkach związanych z występowaniem dużych różnic cenowych na poszczególnych rynkach zbytu.

Dobrym zabezpieczeniem w niepewnych czasach jest stosowanie klauzuli trudności, która pozwala na renegocjację warunków umowy w przypadkach, gdy z powodu nieprzewidzianego zdarzenia dalsze wykonywanie zobowiązań umownych staje się nieopłacalne dla obu przedsiębiorców.

W trosce o zabezpieczenie zainwestowanych środków we współpracę, można również pomyśleć o założeniu tzw. rachunku escrow. Jest to specjalny rodzaj rachunku bankowego służący do rozliczeń pieniężnych. Na tym rachunku można zabezpieczyć środki finansowe w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami, którzy dopiero rozpoczęli współpracę. Środki wpłacone na tego typu konto są wypłacane dopiero po spełnieniu zobowiązań określonych w umowie.

Źródła

https://www.biznesowerewolucje.com/roznice-kulturowe-biznes/

https://businessculture.org/eastern-europe/poland/business-etiquette/

https://culturalatlas.sbs.com.au/polish-culture/polish-culture-business-culture

https://www.protocolww.com/8-culture-tips-for-doing-business-with-poland/

https://culture.pl/en/article/how-to-survive-a-business-meeting-with-poles

Część teoretyczna – SZKOCJA

Zjednoczone Królestwo składa się z czterech części: Anglii, Walii, Szkocji i Irlandii Północnej. Reformy z lat 80. i tendencja do globalizacji zachwiały tradycyjnymi przekonaniami i postawami biznesowymi. Jak w większości krajów anglosaskich, prawo zwyczajowe w Wielkiej Brytanii opiera się na interpretacji. Istnieje zbiór przepisów, czyli prawo pisane oraz istnieje interpretacja przepisów zwana orzecznictwem[2].

Pod poniższym linkiem znajdują się obszerne informacje na temat zawierania umów w Wielkiej Brytanii, brytyjskich współpłatności oraz informacji, które należy wziąć pod uwagę w procesie zawierania umów.

Negocjacje w biznesie międzynarodowym – Wielka Brytania:

http://www.leadershipcrossroads.com/mat/cou/UnitedKingdom.pdf

Według www.simmons-simmons.com prawo angielskie nie zawiera obowiązku dobrej wiary w negocjacjach kontraktowych. Negocjacje przed zawarciem umowy nie są prawnie wiążące dla stron i zasadniczo każda ze stron może je zakończyć, kiedy tylko zechce.

W prawie angielskim obowiązuje ogólna zasada, że osoba, która otrzymała informację poufną nie może jej wykorzystać w sposób nieuczciwy. Zgodnie z prawem angielskim, osoba nie może samowolnie wykorzystywać informacji poufnych. Jednakże, aby zapewnić jasność, dwie strony zazwyczaj zawierają odpowiednie umowy o poufności. Niezwykle ważne jest, aby umowy o poufności były starannie sporządzone przez obie strony, ponieważ obietnica jest prawnie wiążąca tylko wtedy, gdy jest wykonana w formie aktu notarialnego lub obietnica jest poparta wynagrodzeniem. Jeśli któraś ze stron naruszy obietnicę poufności, a druga strona może udowodnić, że w wyniku tego naruszenia, poniosła szkodę, może domagać się odszkodowania.

Ponadto w prawie angielskim nie ma obowiązku wyłączności, więc strony mogą być zmuszone do osobnego dołączenia umowy o wyłączności. I wówczas obowiązują powyższe zasady. Umowa nie powinna też być zawarta na czas nieokreślony.

Prawnie wiążące teksty (według prawa angielskiego) muszą zawierać podstawowe intencje stron, np. przedmiot transakcji, cenę, czas trwania itp. Należy jednak pamiętać, że dokument zawierający szczegółowe dane dotyczące transakcji i jej warunków może stanowić prawnie wiążącą umowę (przynajmniej jeśli nie ma szczególnych postanowień określających jej status jako niewiążącej prawnie) (Simmons & Simmons)[3].

Umowy dotyczące opłat za przerwę (in. umowa o kosztach niepowodzenia) są generalnie zakazane w przypadku przejęć spółek publicznych, do których stosuje się brytyjski Takeover Code. Są one jednak spotykane w szeregu prywatnych przejęć i akwizycji, do których Kodeks nie ma zastosowania[4].

W Wielkiej Brytanii obowiązuje ustawa Consumer Rights Act 2015, która chroni konsumentów, aby warunki zawieranych umów były uczciwe i nie stawiały klienta w niekorzystnej sytuacji. Na tej stronie znajduje się więcej informacji na temat nadmiernych opłat i nieproporcjonalnych kar, unieważnienia umowy, praw instytucjonalnych oraz zmiany warunków umowy. Przewodnik ten jest również ważnym i przydatnym narzędziem dotyczącym negocjacji umów i właściwego prawa zobowiązań.

Źródła

How to write fair contracts: information for businesses. (2016, March 23). GOV.UK. https://www.gov.uk/guidance/how-to-write-fair-contracts

Katz, L. (2008). Negotiating International Business – United Kingdom.

Leadershipcrossroads.

http://www.leadershipcrossroads.com/mat/cou/UnitedKingdom.pdf

Contractor Calculator (2010, Nov. 1) www.Contractorcalculator.Co.Uk. https://www.contractorcalculator.co.uk/contract_law_signing_contracts_expat_contractor.aspx

An outline of pre contractual obligations in relation to the United Kingdom. (n.d.). Simmons & Simmons.

https://www.simmons-simmons.com/en/features/pre-contractual-obligations/ck10mcovz5sxr0b23r0a2b6ce/pre-contractual-obligations-uk

Unfair contract terms guidance. (2008, September). Office Of Fair Trading. https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/284426/oft311.pdf

Część teoretyczna – SŁOWENIA

Etykieta spotkań

Spotkania biznesowe w Słowenii

Słowacy traktują spotkania biznesowe bardzo poważnie i starannie się do nich przygotowują. Oczekują, że partner będzie przygotowany do prezentacji produktów, usług i oferty oraz że będzie w stanie odpowiedzieć na wszelkie dodatkowe pytania.

Pierwsze spotkanie poświęcone jest wzajemnemu poznaniu się i nawet jeśli ścisły porządek obrad nie jest wyznaczony, cele powinny być jasno sformułowane. Należy unikać miesięcy lipiec i sierpień, ponieważ większość Słoweńców korzysta w tym czasie z urlopu i firmy mogą być zamknięte lub pracować w ograniczonym składzie.

Znaczenie spotkań biznesowych

Hierarchia jest istotną częścią słoweńskiego świata biznesu, a poziom wykształcenia i doświadczenia danej osoby ma znaczenie dla jej statusu i rozwoju kariery. Ludzie szanują swój tytuł i pozycję w hierarchii biznesowej. Słoweńscy menedżerowie są przyzwyczajeni do zachodniego stylu zarządzania i prowadzenia biznesu.

Podczas pierwszego spotkania powszechne jest, że Słoweńcy wymieniają się wizytówkami. Warto zadbać o to, aby na wizytówce znalazły się tytuły naukowe oraz stanowisko w pracy, aby móc się odpowiednio przedstawić.

Z reguły pierwsze spotkanie nie odbywa się według ustalonego programu, ale służy ogólnemu wprowadzeniu, aby obie strony mogły się poznać i ustalić, czy istnieje wystarczający potencjał dla dalszej współpracy.

Osiągnięcie porozumienia wymaga zazwyczaj serii spotkań, ponieważ większość słoweńskich firm jest hierarchiczna, a najważniejsze decyzje podejmuje zarząd. Uprawnienia decyzyjne rzadko są przekazywane osobom poniżej kierownictwa, a firmy rodzinne są najszybciej rozwijającą się formą przedsiębiorstwa.

Proces negocjacyjny

Negocjacje w Słowenii to akt dawania i brania. Aby osiągnąć obopólną korzyść, należy pokazać Słowakom swoje osobiste i przedsiębiorcze zalety, wtedy umowa będzie miała duże szanse powodzenia.

W negocjacjach menedżerowie starszego pokolenia zazwyczaj poświęcają więcej czasu na podjęcie decyzji. Nie lubią też być naciskani i odrzucają agresywne zachowania negocjacyjne; wolą też rozmawiać z kimś z własnej grupy wiekowej. Chociaż nie angażują się emocjonalnie, starają się stworzyć przyjazną atmosferę i bywają dowcipni.

Menedżerowie młodszego pokolenia są zwykle bardziej otwarci na zachodnie wzory, ponieważ wielu z nich ukończyło studia podyplomowe w Europie Zachodniej lub Ameryce, stąd tez ich styl negocjacji jest bardziej amerykański niż słoweński.

Podczas prezentacji ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne analizy i badania zostały wykonane, aby dostarczyć ważny i przekonujący argument, który z kolei daje dobre powody, aby zachęcić Słowaków do udziału w projekcie. Kluczowym punktem są korzyści płynące z partnerstwa dla firmy gospodarza. Aby wzmocnić swoją wartość, Słowacy przedstawiają referencje od swoich partnerów biznesowych. Oczekują, że w zamian, jeśli to możliwe, dostarczysz referencje od swoich własnych partnerów.

Negocjacje z sektorem publicznym trwają zazwyczaj dłużej niż z sektorem prywatnym. Ważnymi czynnikami decydującymi o powodzeniu transakcji są jakość produktów lub usług oraz elastyczność w negocjacjach cenowych.

Po zawarciu ustnego porozumienia Słowacy oczekują sporządzenia pisemnej umowy, zawierającej szczegółowe warunki, aby przyjęte rozwiązania stały się oficjalne.

Porady dotyczące spotkań biznesowych

Gospodarze słoweńscy oczekują, że ich partnerzy przyjdą przygotowani i pewni siebie, bez uprzedzeń i będą zachowywać się skromnie. Wszelkie opinie powinny być prezentowane, ale nie narzucane, aby dać słoweńskim partnerom możliwość przedstawienia własnego punktu widzenia. Równość, szacunek i otwartość są niezbędne przy stole negocjacyjnym (Passport to Trade 2.0, 2019 r).

Podpisywanie umów

Udane porozumienia biznesowe z partnerami na rynkach zagranicznych kończą się zawarciem i podpisaniem międzynarodowej umowy handlowej.  Zawieranie umów może być jednak obarczone wieloma ukrytymi pułapkami i błędami.

Różnice wykażą się:

• w ustawodawstwie poszczególnych państw,
• w prawie umownym,
• w przepisach prawnych.

Do zawarcia międzynarodowej umowy sprzedaży automatycznie stosuje się przepisy Konwencji Wiedeńskiej. Jeżeli strony umowy nie życzą sobie tego, muszą wyraźnie wyłączyć postanowienia CISG.

Zasadnicze elementy umowy sprzedaży

Przy zawieraniu umów kupna-sprzedaży należy zwrócić szczególną uwagę na:

• dokładnie określony przedmiot umowy,
• dokładny adres nabywcy, niezbędny do wystawienia faktury oraz adres dostarczenia towaru,
• sposób i warunki płatności za towar oraz określenie instrumentów zabezpieczenia płatności,
• określenie parytetu Incoterms,
• w zależności od wybranego parytetu należy określić obowiązki dotyczące eksportu (kraj sprzedającego) i odprawy importowej towarów (kraj kupującego),
• rodzaj przewozu towaru i ubezpieczenia transportu (wysokość pokrycia w przypadku utraty lub uszkodzenia towaru),
• sposób zabezpieczenia produktów,
• rozstrzyganie sporów, właściwe prawo krajowe.

Zawieranie umów międzynarodowych

Dobrze sporządzona i zawarta międzynarodowa umowa handlowa jest doskonałym narzędziem prawnym pozwalającym na optymalizację alokacji ryzyka biznesowego pomiędzy stronami umowy!

Wstępne opracowanie treści umowy międzynarodowej powinno być wykonane przez ekspertów prawnych, którzy powinni znać zasady prawne obowiązujące w obcym kraju oraz przez asystentów prawnych, którzy posiadają dobrą znajomość przedmiotu umowy.

Należy sprawdzić, czy nasz partner biznesowy jest podatnikiem i posiada ważny numer podatkowy. Umowa może być zawarta ustnie, pisemnie, w sposób dorozumiany lub przez czynności dorozumiane, ale w praktyce, przy wszystkich większych transakcjach, umowa jest zazwyczaj zawierana wyłącznie w formie pisemnej.

Umowa między stronami biznesowymi powstaje, gdy strona występująca jako oferujący otrzyma od drugiej strony biznesowej potwierdzenie przyjęcia jego oferty oraz gdy obie strony zgadzają się co do wszystkich istotnych elementów umowy. Muszą się również zgodzić co do elementów nieistotnych.

Miejsce i czas zawarcia umowy są szczególnie ważne dla określenia prawa właściwego.

Miejscem zawarcia umowy jest miejsce, w którym firma, jako oferujący, ma swoją siedzibę w momencie podpisania umowy (SPIRIT Slovenia, agencja publiczna, 2008-2022 r).

Przestrzeganie umów

Słoweńskie przedsiębiorstwa w prawie wszystkich przypadkach przestrzegają umów, ich warunków. Międzynarodowa współpraca gospodarcza jest dla Słowenii kluczowa, ponieważ eksport stanowi ponad 80% jej PKB. Słoweńskie firmy nie mogą więc pozwolić sobie na złą reputację, a w konsekwencji na mniejsze dochody, ponieważ są w większości uzależnione od rynku zagranicznego.

Odpowiedzialny stosunek do klientów, dostawców i partnerów

Relacje z klientami, dostawcami i partnerami opierają się na wzajemnym zaufaniu i szacunku. Wszystkie informacje dotyczące relacji pomiędzy TEB (Elektrociepłownia), a naszymi partnerami biznesowymi są poufne. Uczciwość, rzetelność i profesjonalizm, a także poszanowanie dobrych praktyk biznesowych to podstawowe zasady, których wszyscy musimy przestrzegać. Musimy stworzyć równe szanse dla wszystkich partnerów biznesowych i przestrzegać uzgodnionych warunków umowy. Będziemy tworzyć partnerstwo z naszymi partnerami biznesowymi oparte na wzajemnym zaufaniu. Zaufanie będziemy budować poprzez konsekwentną realizację uzgodnionych i zawartych w umowie zapisów. Nasza firma gromadzi dane w sposób uczciwy i zwraca uwagę na ochronę informacji poufnych innych osób.

Źródła

BSH. (2022). Compliance & Commitments. BSH. https://www.bsh-group.com/about-bsh/compliance-commitments

Passport to Trade 2.0. (2019). Passport to Trade 2.0.

https://businessculture.org/southern-europe/business-culture-in-slovenia/meeting-etiquette-in-slovenia/

SPIRIT Slovenia, public agency. (2008 – 2022). Gospodarske pogodbe. SPIRIT Slovenia Business Development Agency.

https://www.izvoznookno.si/mednarodno-trgovanje/gospodarske-pogodbe/

Termoelektrarna Brestanica. (2022). Etični kodeks. Termoelektrarna Brestanica. https://www.teb.si/si/o-druzbi/eticni-kodeks/

[1] EUROPEAN CROSS CULTURAL DIFFERENCIES VS. GERMAN AND ROMANIAN STYLE NEGOTIATIONS – DOI: https://doi.org/10.31686/ijier.vol2.iss5.184

[2]https://www.contractorcalculator.co.uk/contract_law_signing_contracts_expat_contractor.aspx

[3] https://www.simmons-simmons.com/en/features/pre-contractual-obligations/ck10mcovz5sxr0b23r0a2b6ce/pre-contractual-obligations-uk

[4] https://www.simmons-simmons.com/en/features/pre-contractual-obligations/ck10mcovz5sxr0b23r0a2b6ce/pre-contractual-obligations-uk

 

[1] EUROPEAN CROSS CULTURAL DIFFERENCIES VS. GERMAN AND ROMANIAN STYLE NEGOTIATIONS – DOI: https://doi.org/10.31686/ijier.vol2.iss5.184

[2]https://www.contractorcalculator.co.uk/contract_law_signing_contracts_expat_contractor.aspx

[3]https://www.simmons-simmons.com/en/features/pre-contractual-obligations/ck10mcovz5sxr0b23r0a2b6ce/pre-contractual-obligations-uk

[4] https://www.simmons-simmons.com/en/features/pre-contractual-obligations/ck10mcovz5sxr0b23r0a2b6ce/pre-contractual-obligations-uk