Etykieta spotkań

Spotkania biznesowe w Słowenii

Słowacy traktują spotkania biznesowe bardzo poważnie i starannie się do nich przygotowują. Oczekują, że partner będzie przygotowany do prezentacji produktów, usług i oferty oraz że będzie w stanie odpowiedzieć na wszelkie dodatkowe pytania.

Pierwsze spotkanie poświęcone jest wzajemnemu poznaniu się i nawet jeśli ścisły porządek obrad nie jest wyznaczony, cele powinny być jasno sformułowane. Należy unikać miesięcy lipiec i sierpień, ponieważ większość Słoweńców korzysta w tym czasie z urlopu i firmy mogą być zamknięte lub pracować w ograniczonym składzie.

Znaczenie spotkań biznesowych

Hierarchia jest istotną częścią słoweńskiego świata biznesu, a poziom wykształcenia i doświadczenia danej osoby ma znaczenie dla jej statusu i rozwoju kariery. Ludzie szanują swój tytuł i pozycję w hierarchii biznesowej. Słoweńscy menedżerowie są przyzwyczajeni do zachodniego stylu zarządzania i prowadzenia biznesu.

Podczas pierwszego spotkania powszechne jest, że Słoweńcy wymieniają się wizytówkami. Warto zadbać o to, aby na wizytówce znalazły się tytuły naukowe oraz stanowisko w pracy, aby móc się odpowiednio przedstawić.

Z reguły pierwsze spotkanie nie odbywa się według ustalonego programu, ale służy ogólnemu wprowadzeniu, aby obie strony mogły się poznać i ustalić, czy istnieje wystarczający potencjał dla dalszej współpracy.

Osiągnięcie porozumienia wymaga zazwyczaj serii spotkań, ponieważ większość słoweńskich firm jest hierarchiczna, a najważniejsze decyzje podejmuje zarząd. Uprawnienia decyzyjne rzadko są przekazywane osobom poniżej kierownictwa, a firmy rodzinne są najszybciej rozwijającą się formą przedsiębiorstwa.

Proces negocjacyjny

Negocjacje w Słowenii to akt dawania i brania. Aby osiągnąć obopólną korzyść, należy pokazać Słowakom swoje osobiste i przedsiębiorcze zalety, wtedy umowa będzie miała duże szanse powodzenia.

W negocjacjach menedżerowie starszego pokolenia zazwyczaj poświęcają więcej czasu na podjęcie decyzji. Nie lubią też być naciskani i odrzucają agresywne zachowania negocjacyjne; wolą też rozmawiać z kimś z własnej grupy wiekowej. Chociaż nie angażują się emocjonalnie, starają się stworzyć przyjazną atmosferę i bywają dowcipni.

Menedżerowie młodszego pokolenia są zwykle bardziej otwarci na zachodnie wzory, ponieważ wielu z nich ukończyło studia podyplomowe w Europie Zachodniej lub Ameryce, stąd tez ich styl negocjacji jest bardziej amerykański niż słoweński.

Podczas prezentacji ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne analizy i badania zostały wykonane, aby dostarczyć ważny i przekonujący argument, który z kolei daje dobre powody, aby zachęcić Słowaków do udziału w projekcie. Kluczowym punktem są korzyści płynące z partnerstwa dla firmy gospodarza. Aby wzmocnić swoją wartość, Słowacy przedstawiają referencje od swoich partnerów biznesowych. Oczekują, że w zamian, jeśli to możliwe, dostarczysz referencje od swoich własnych partnerów.

Negocjacje z sektorem publicznym trwają zazwyczaj dłużej niż z sektorem prywatnym. Ważnymi czynnikami decydującymi o powodzeniu transakcji są jakość produktów lub usług oraz elastyczność w negocjacjach cenowych.

Po zawarciu ustnego porozumienia Słowacy oczekują sporządzenia pisemnej umowy, zawierającej szczegółowe warunki, aby przyjęte rozwiązania stały się oficjalne.

Porady dotyczące spotkań biznesowych

Gospodarze słoweńscy oczekują, że ich partnerzy przyjdą przygotowani i pewni siebie, bez uprzedzeń i będą zachowywać się skromnie. Wszelkie opinie powinny być prezentowane, ale nie narzucane, aby dać słoweńskim partnerom możliwość przedstawienia własnego punktu widzenia. Równość, szacunek i otwartość są niezbędne przy stole negocjacyjnym (Passport to Trade 2.0, 2019 r).

Podpisywanie umów

Udane porozumienia biznesowe z partnerami na rynkach zagranicznych kończą się zawarciem i podpisaniem międzynarodowej umowy handlowej.  Zawieranie umów może być jednak obarczone wieloma ukrytymi pułapkami i błędami.

Różnice wykażą się:

• w ustawodawstwie poszczególnych państw,
• w prawie umownym,
• w przepisach prawnych.

Do zawarcia międzynarodowej umowy sprzedaży automatycznie stosuje się przepisy Konwencji Wiedeńskiej. Jeżeli strony umowy nie życzą sobie tego, muszą wyraźnie wyłączyć postanowienia CISG.

Zasadnicze elementy umowy sprzedaży

Przy zawieraniu umów kupna-sprzedaży należy zwrócić szczególną uwagę na:

• dokładnie określony przedmiot umowy,
• dokładny adres nabywcy, niezbędny do wystawienia faktury oraz adres dostarczenia towaru,
• sposób i warunki płatności za towar oraz określenie instrumentów zabezpieczenia płatności,
• określenie parytetu Incoterms,
• w zależności od wybranego parytetu należy określić obowiązki dotyczące eksportu (kraj sprzedającego) i odprawy importowej towarów (kraj kupującego),
• rodzaj przewozu towaru i ubezpieczenia transportu (wysokość pokrycia w przypadku utraty lub uszkodzenia towaru),
• sposób zabezpieczenia produktów,
• rozstrzyganie sporów, właściwe prawo krajowe.

Zawieranie umów międzynarodowych

Dobrze sporządzona i zawarta międzynarodowa umowa handlowa jest doskonałym narzędziem prawnym pozwalającym na optymalizację alokacji ryzyka biznesowego pomiędzy stronami umowy!

Wstępne opracowanie treści umowy międzynarodowej powinno być wykonane przez ekspertów prawnych, którzy powinni znać zasady prawne obowiązujące w obcym kraju oraz przez asystentów prawnych, którzy posiadają dobrą znajomość przedmiotu umowy.

Należy sprawdzić, czy nasz partner biznesowy jest podatnikiem i posiada ważny numer podatkowy. Umowa może być zawarta ustnie, pisemnie, w sposób dorozumiany lub przez czynności dorozumiane, ale w praktyce, przy wszystkich większych transakcjach, umowa jest zazwyczaj zawierana wyłącznie w formie pisemnej.

Umowa między stronami biznesowymi powstaje, gdy strona występująca jako oferujący otrzyma od drugiej strony biznesowej potwierdzenie przyjęcia jego oferty oraz gdy obie strony zgadzają się co do wszystkich istotnych elementów umowy. Muszą się również zgodzić co do elementów nieistotnych.

Miejsce i czas zawarcia umowy są szczególnie ważne dla określenia prawa właściwego.

Miejscem zawarcia umowy jest miejsce, w którym firma, jako oferujący, ma swoją siedzibę w momencie podpisania umowy (SPIRIT Slovenia, agencja publiczna, 2008-2022 r).

Przestrzeganie umów

Słoweńskie przedsiębiorstwa w prawie wszystkich przypadkach przestrzegają umów, ich warunków. Międzynarodowa współpraca gospodarcza jest dla Słowenii kluczowa, ponieważ eksport stanowi ponad 80% jej PKB. Słoweńskie firmy nie mogą więc pozwolić sobie na złą reputację, a w konsekwencji na mniejsze dochody, ponieważ są w większości uzależnione od rynku zagranicznego.

Odpowiedzialny stosunek do klientów, dostawców i partnerów

Relacje z klientami, dostawcami i partnerami opierają się na wzajemnym zaufaniu i szacunku. Wszystkie informacje dotyczące relacji pomiędzy TEB (Elektrociepłownia), a naszymi partnerami biznesowymi są poufne. Uczciwość, rzetelność i profesjonalizm, a także poszanowanie dobrych praktyk biznesowych to podstawowe zasady, których wszyscy musimy przestrzegać. Musimy stworzyć równe szanse dla wszystkich partnerów biznesowych i przestrzegać uzgodnionych warunków umowy. Będziemy tworzyć partnerstwo z naszymi partnerami biznesowymi oparte na wzajemnym zaufaniu. Zaufanie będziemy budować poprzez konsekwentną realizację uzgodnionych i zawartych w umowie zapisów. Nasza firma gromadzi dane w sposób uczciwy i zwraca uwagę na ochronę informacji poufnych innych osób.

Źródła

BSH. (2022). Compliance & Commitments. BSH. https://www.bsh-group.com/about-bsh/compliance-commitments

Passport to Trade 2.0. (2019). Passport to Trade 2.0.

https://businessculture.org/southern-europe/business-culture-in-slovenia/meeting-etiquette-in-slovenia/

SPIRIT Slovenia, public agency. (2008 – 2022). Gospodarske pogodbe. SPIRIT Slovenia Business Development Agency.

https://www.izvoznookno.si/mednarodno-trgovanje/gospodarske-pogodbe/

Termoelektrarna Brestanica. (2022). Etični kodeks. Termoelektrarna Brestanica. https://www.teb.si/si/o-druzbi/eticni-kodeks/