Gdzie zacząć?

Jednym z podstawowych kroków jest sprawdzanie prawdziwości i poprawności danych klienta, z którym zamierzamy zawrzeć umowę. Badania w tym zakresie pozwalają na właściwą ocenę nie tylko wiarygodności, ale przede wszystkim ewentualnej wypłacalności przyszłego kontrahenta. W Polsce działa również Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) oraz Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), gdzie można sprawdzić takie dane, jak:

– nazwa podmiotu,

– dane wspólników spółki,

– dane osób reprezentujących dany podmiot,

– dane o złożonych sprawozdaniach finansowych,

– informacje o rozdzielności majątkowej,

– informacje o toczącym się postępowaniu upadłościowym.

Należy jednak pamiętać, że dane pojawiające się w rejestrach nie zawsze są aktualne i prawdziwe. Często wyszukiwarki internetowe oferują znacznie dokładniejsze (tj. bardziej aktualne) informacje w tym zakresie, dlatego warto “wygooglować” przyszłego kontrahenta. Dotyczy to zarówno samych danych, jak i opinii na temat danego podmiotu.

Co zrobić i o czym pamiętać, aby podpisać owocny kontrakt z polskim przedsiębiorcą? Jak skutecznie wejść na polski rynek? Przedstawiamy kilka ważnych wskazówek, które z pewnością przydadzą się podczas nawiązywania pierwszych relacji biznesowych, negocjowania kontraktów, czy podpisywania umów o współpracy.

Umowa z polecenia

Słowne rekomendacje są w Polsce bardzo ważne, a o wyborze danego wykonawcy często decyduje fakt, że został on polecony przez znajomego przedsiębiorcę. Dobrze jest posiadać list referencyjny i sukcesywnie zdobywać zaufanie rynku poprzez wzajemną rekomendację.

Współpraca z dużym podmiotem – nie zniechęcaj się!

Współpraca z dużymi firmami zazwyczaj zaczyna się od spotkania z pracownikiem niższego szczebla i dopiero po jakimś czasie może zostać zorganizowane spotkanie na przykład z zarządem danej firmy. To powszechnie stosowana taktyka w zachodnich korporacjach, która funkcjonuje także w Polsce. Spotkanie z osobą niższego szczebla jest również bardzo ważne, ponieważ dzięki niej bądź jej rekomendacji, możliwa jest dalsza współpraca z daną firmą.

Spotkanie twarzą w twarz to klucz do zaufania w polskim biznesie.

Pomimo ogromnego postępu technologicznego także w środowisku biznesowym bezpośredni kontakt z potencjalnym partnerem biznesowym jest w Polsce wciąż nieoceniony.

Jak przygotować się do spotkania biznesowego z potencjalnym partnerem biznesowym z Polski? Przedstawiamy kilka najbardziej kluczowych faktów, o których należy pamiętać przygotowując się do pierwszego spotkania, które może doprowadzić do zawarcia owocnej umowy.

Polacy bardzo rzadko wchodzą w interesy z osobami, których nie znają osobiście. Dlatego tak ważne jest spotkanie twarzą w twarz. Naturalne szczegóły i kolejne kroki na drodze do współpracy, można ustalić drogą mailową lub telefonicznie. W polskiej kulturze biznesowej istnieje silna potrzeba zbudowania pewnego rodzaju zaufania między partnerami biznesowymi, która nie może zostać osiągnięta przez sam kontakt wirtualny. Jeśli zaproponujesz nowe wspólne przedsięwzięcie, najprawdopodobniej zostaniesz zaproszony do Polski. Pamiętaj, że w Polsce pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, bardzo prawdopodobne jest, że jeśli pierwsze spotkanie odbędzie się w miłej atmosferze, dojdzie do podpisania umowy.

Punktualność

Punktualność na spotkaniach jest w Polsce wysoko ceniona. Warto przybyć na spotkanie o umówionej godzinie. Spóźnienia są bardzo źle widziane, choć mogą zdarzyć się sytuacje, w których z powodu jakichś opóźnień będziemy musieli poczekać na swoją kolej. Po naszej stronie jest jednak zrobienie dobrego pierwszego wrażenia i tym samym wyeliminowanie możliwości spóźnienia.

Uścisk dłoni i uśmiech wystarczą.

Spotkanie zazwyczaj zaczyna się od silnego uścisku dłoni z uprzejmym uśmiechem; to powszechne zachowanie wśród mężczyzn i kobiet. Zdarza się, że kobiety tylko grzecznie skiną głową. Należy pamiętać, że całowanie kobiecych dłoni nie jest obecnie praktykowane, a wręcz może zostać uznane za nietaktowne. Podobna zasada niecałowania dotyczy również tzw. męskich pocałunków, wciąż popularnych w niektórych częściach Europy Wschodniej. Stąd złota zasada nr 1 – żadnych pocałunków, za to zdecydowany uścisk dłoni i uśmiech.

Jak zwracać się podczas spotkania? Tytułowanie osób.

Przywiązanie do poprawnego tytułowania jest dość powszechne w Polsce. Należy używać odpowiednich form grzecznościowych. Często na samym początku spotkania, gospodarz przedstawia gościa swoim współpracownikom. Nawet jeśli nie użyje on tytułu, należy pamiętać aby nie zwracać się do ludzi po imieniu, jeśli nie uzyskało się pozwolenia. Podczas relacji formalnych, Polacy używają nazwiska ze zwrotem „pan” bądź „pani” (pan Kowalski, pani Kowalska). Niestety, niektórzy domagają się by zwracać się do nich tytułami zawodowymi lub naukowymi. Dlatego też należy pamiętać, że stosujemy odpowiednie tytuły do profesorów akademickich, doktorów, innych osób zajmujących ważne stanowiska w szkolnictwie, większości urzędników (zwłaszcza dyplomatów), lekarzy i duchownych.

Upominki

Choć upominki są mile widziane, powinny być jedynie symboliczne i nie należy przesadzać z ich ilością. Zbyt wyszukane i drogie prezenty mogą kojarzyć się z korupcją, z którą Polska zmagała się przez lata i na którą jest obecnie nadmiernie wyczulona.

Na co zwrócić uwagę podczas rozmowy?

Kolejną ważną wskazówką jest zwrócenie uwagi na small talk. Na samym początku spotkania, zaraz po przywitaniu zwyczajem jest krótkie zapoznanie się, które ma stać się początkiem budowania wzajemnego zaufania i przyjaźni między przyszłymi parterami biznesowymi. Dlatego ważne jest, aby small talk trwał tak długo, jak potrzebuje tego gospodarz, gdyż to on jest moderatorem spotkania. Natomiast dobrze jest być czujnym i odpowiednio przygotowanym, aby płynnie przejść do bardziej merytorycznych zagadnień, związanych z przyszłą współpracą.

Warto pamiętać, że okazywanie zbytniego wycofania lub nadmiernej pewności siebie jest w Polsce odbierane negatywnie. Ceniona jest uczciwość, rzetelność, wiedza i doświadczenie, a efekty działań powinny świadczyć o ich wartości i umiejętnościach.

Nie należy się przechwalać, ale dobrym pomysłem jest przygotowanie kilku zdań lub słów po polsku; to świetny sposób przełamania lodów i zdobycia przyjaźni. W ramach small talku pojawią się również pytania o rodzinę lub ostatnie wakacje. Jednakże są to pytania oficjalne, nie mają nic wspólnego z przesadną ciekawością i są standardowym przykładem typowych pytań. Warto zapamiętać, że według ostatnich sondaży życie rodzinne jest dla Polaków zdecydowanie najważniejszą wartością wraz z dobrym zdrowiem, uczciwością, udaną karierą i spokojem ducha.

Należy koniecznie pamiętać o złotej zasadzie, aby nie poruszać tematów politycznych, religijnych, czy społecznych. Są to tematy zbyt wrażliwe i mogą zrazić potencjalnego partnera biznesowego.

Polacy prowadzą rozmowy biznesowe w sposób otwarty i bezpośredni, chociaż twierdzi się, że na początku znajomości korzystają z narzędzi dyplomatycznych. Interesy traktowane są w Polsce poważnie, dlatego nie należy przesadzać z nadmiarem żartów i wesołości, a raczej skupić się na szczegółach i profesjonalizmie. Atmosfera rozmowy powinna być oczywiście przyjazna, ale nie pełna radosnej, odbiegającej od tematu, komunikacji. Przejście do bardziej swobodnej atmosfery trwa zwykle dłużej niż ma to miejsce np. w relacjach biznesowych na południu Europy.

Poza kilkoma zwrotami w języku polskim, na dobry początek, w trakcie oficjalnej części rozmowy, warto sięgnąć do twardych danych i statystyk. Polacy kochają fakty i bardzo rzadko podejmują decyzje biznesowe w oparciu o emocje. Aby przekonać polskich partnerów do przedstawionej oferty, należy bezwzględnie poprzeć ją liczbami, badaniami lub dobrze uzasadnioną prognozą.

Zaufanie do liczb, a nie do emocji, wiąże się także z faktem, że Polacy nie lubią ryzyka, także w biznesie. Podczas negocjacji lepiej podkreślać, że brak współpracy może przynieść pewne straty i nieść ryzyko, niż obiecywać korzyści w odległej przyszłości.

Polscy przedsiębiorcy są miękkimi lub średnio-twardymi negocjatorami. Odraczanie umowy do granic możliwości lub brak możliwości targu nie jest w ich stylu. Polacy wierzą, że jeśli poświęcasz swój czas, to warto podpisać umowę. Stare brytyjskie powiedzenie “Gentlemen don’t talk about money” (Dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach) jest niesamowicie popularne w Polsce i może ono sprawiać problemy w bezpośrednich rozmowach o pieniądzach i negocjacjach. Należy zachować spokój i być cierpliwym oraz nie grozić rezygnacją z umowy.

Po pierwszym spotkaniu

Warto jest sporządzić podsumowanie tego, co zostało uzgodnione lub omówione podczas rozmów, zaraz po spotkaniu. Takie pisemne podsumowanie powinno zostać wysłane drogą mailową do uczestników spotkania. Wszystkie ustalenia dokonane podczas procesu negocjacji powinny zostać zapisane i przedstawione obu stronom w takiej formie przed podjęciem kolejnych kroków współpracy. Umowy ustne rzadko zastępują umowy pisemne, mogą być one bowiem przyczyną licznych nieporozumień i zerwania współpracy.

Negocjacje i podpisanie umowy najlepiej przeprowadzić podczas dwóch spotkań. Pierwsze z nich powinno być potraktowane jako wstępne i wprowadzające do założeń przyszłej współpracy. Należy wygospodarować czas na analizę potrzeb i sposobu realizacji postanowień umowy przez obie strony. Sukcesywnie prowadzić do kolejnego, finalnego spotkania, podczas którego zostanie podpisana ostateczna umowa. Oczywiście w międzyczasie możliwe jest przedstawienie wstępnych projektów umowy, jej zakresu za pośrednictwem maili lub rozmów telefonicznych.

Zakończenie spotkania – pożegnanie

Jeśli koniec spotkania przebiega w miłej i przyjaznej atmosferze, oznacza to zapewne, że finalizacja umowy jest na wyciągnięcie ręki. Oczywiście warto pamiętać, że na końcu lub na początku rozmowy dokonuje się wymiany wizytówek; ważne jest, aby zabrać je ze sobą na spotkanie.

Najważniejsze elementy umowy

Umowa musi dokładnie określać czego dotyczy (tzw. przedmiot umowy), wysokość wynagrodzenia oraz określony w umowie termin wykonania. Innymi słowy, umowa musi jednoznacznie odpowiadać na pytania:

• Kto?
• Co?
• Kiedy?
• Za ile?

Niezwykle ważne jest, aby pamiętać, że strony umowy określają tzw. właściwość sądową. Oznacza to, że strony ustalają prawo, które będzie miało zastosowanie do zawartej umowy. Niestety większość przedsiębiorców błędnie uważa, że nie ma wpływu na wybór prawa lub w ogóle nie zdaje sobie sprawy z istnienia takiej możliwości. Jednocześnie należy pamiętać, że jest to jedna z kluczowych kwestii każdej umowy zawieranej przez przedsiębiorców z dwóch różnych krajów. Należy pamiętać, że ewentualny proces sądowy będzie miał miejsce np. w Polsce, co oznacza, że będzie prowadzony w języku polskim i w oparciu o polski system prawny. To z kolei wiąże się często z koniecznością wynajęcia polskiego prawnika i dodatkowymi kosztami. Nie należy zapominać o ustaleniu właściwego sądu, przed którym odbędzie się ewentualny proces.

Równie ważną kwestią w umowie z zagranicznym przedsiębiorcą jest waluta, w jakiej rozliczane będą świadczone usługi, czy sprzedawane za granicę towary. Ważne są tu dwa aspekty – sam wybór waluty jako takiej (rozliczenie w złotych, euro, dolarach lub innej walucie) oraz sposób przeliczenia tej waluty.

Kolejną kwestią jest określenie języka, w którym zostanie sporządzona i zawarta umowa. Najbezpieczniej jest, gdy umowa zostanie zawarta w jednym z języków międzynarodowych (najczęściej angielskim, ale także hiszpańskim lub francuskim). Innym pomocnym rozwiązaniem jest zawarcie umowy w językach krajów pochodzenia przedsiębiorców (np. polskim i niemieckim). W takim przypadku należy jednak wskazać, która wersja językowa jest decydująca w przypadku rozbieżności w tłumaczeniu poszczególnych postanowień umownych.

Warto również rozważyć zawarcie w umowie klauzuli poufności. Jest ona wskazana, gdy współpraca między przedsiębiorcami wiąże się z ujawnieniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Taką tajemnicą może być np. proces technologiczny, zastosowane rozwiązania prawne, czy ceny oferowane na poszczególne usługi lub towary. Zabezpieczeniem tajemnicy jest wpisanie kary umownej za jej naruszenie.

Zapis o tzw. karach umownych ma na celu pokrycie szkody powstałej w przypadku niewykonania przez jedną ze stron postanowienia konkretnie wskazanego w umowie. Pokrycie szkody następuje poprzez zapłatę ustalonej kwoty pieniężnej. Co istotne, w przypadku zastrzeżenia w umowie kary umownej, strona, która żąda jej zapłaty od swojego kontrahenta, nie jest zobowiązana do udowodnienia rozmiaru poniesionej szkody. Jedyną przesłanką żądania jest naruszenie przez drugą stronę postanowienia (lub postanowień) zawartego w umowie.

Klauzula incoterms jest stosowana w handlu międzynarodowym. Dotyczy ona odpowiedzialności stron danej umowy oraz ponoszenia ryzyka. Notacja incoterms określa m.in. sposób i miejsce dostawy towaru, jego ubezpieczenie, czy kwestie związane z jego transportem.

Czasami dobrym rozwiązaniem jest również zastosowanie klauzuli o zakazie reeksportu. Klauzula ta zabrania odbiorcy eksportu towaru na inne rynki bez zgody dostawcy. Klauzula ta jest najczęściej stosowana w przypadkach związanych z występowaniem dużych różnic cenowych na poszczególnych rynkach zbytu.

Dobrym zabezpieczeniem w niepewnych czasach jest stosowanie klauzuli trudności, która pozwala na renegocjację warunków umowy w przypadkach, gdy z powodu nieprzewidzianego zdarzenia dalsze wykonywanie zobowiązań umownych staje się nieopłacalne dla obu przedsiębiorców.

W trosce o zabezpieczenie zainwestowanych środków we współpracę, można również pomyśleć o założeniu tzw. rachunku escrow. Jest to specjalny rodzaj rachunku bankowego służący do rozliczeń pieniężnych. Na tym rachunku można zabezpieczyć środki finansowe w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami, którzy dopiero rozpoczęli współpracę. Środki wpłacone na tego typu konto są wypłacane dopiero po spełnieniu zobowiązań określonych w umowie.

Źródła

https://www.biznesowerewolucje.com/roznice-kulturowe-biznes/

https://businessculture.org/eastern-europe/poland/business-etiquette/

https://culturalatlas.sbs.com.au/polish-culture/polish-culture-business-culture

https://www.protocolww.com/8-culture-tips-for-doing-business-with-poland/

https://culture.pl/en/article/how-to-survive-a-business-meeting-with-poles