Negocjacja jest typem komunikacji między partnerami umowy mającymi na uwadze cel, który chcą osiągnąć. W procesie negocjacji istotny jest przedmiot negocjacji i to, w jaki sposób negocjujemy, a co może bardzo różnić w zależności od kultury. W negocjacjach na poziomie międzynarodowym, zaangażowane strony muszą zrozumieć kulturę swojego partnera biznesowego, aby podejść do niego zgodnie z jego językiem, zwyczajami, tradycjami, konwencjami moralnymi i religijnymi. Amerykanie mają na przykład tendencję do postrzegania negocjacji jako procesu konkurencyjnego ofert i kontrofert, natomiast Japończycy widzą w nich szansę na wymianę informacji (BAICU, 2014 r).

Jeśli chodzi o Europę, istnieją dwa typy kultur: kultury monochroniczne i polichroniczne. Niektórzy badacze wyróżniają zaś triadę kulturową, tj. kultury zorientowane geograficznie na Północ, Środek i Południe. W krajach europejskich dominuje trend w kierunku “Jedności w Różnorodności”, który jest właściwy dla przyszłej jedności europejskiej i jest definiowany przez tolerancję, zrozumienie, konkurencyjne sojusze i porozumienia typu win-win.

Podróże, sieci społeczno-biznesowe, stosunki dyplomatyczne, e-commerce, języki obce, lokalne tradycje, zwyczaje, historia, geograficznie zorientowane zwyczaje, wiedza biznesowa, ustawodawstwo i międzykulturowe różnice są niezbędne do zawarcia porozumień w sytuacji win-win. Jednostki, grupy, społeczności, organizacje, czy nawet nacje – wszystkie mają różne wartości, przekonania i założenia, które mają dla nich sens (YINGYUSHIJIE, 2019 r).

Cztery wymiary kultury do rozważenia w negocjacjach międzynarodowych

1. Odległość władzy

Na przykład w Rosji władza jest skoncentrowana na górze. Członkowie zarządu lub urzędnicy państwowi mogą wynegocjować umowę, a następnie renegocjować ją przez władze wyższego szczebla, w innym czasie.

2. Indywidualizm/Kolektywizm

Jednostki w społeczeństwie mogą postrzegać siebie jako jednostki lub jako członkowie grupy, czyli kolektywu. Ten proces myślowy ma wpływ na to, jak społeczeństwa są zorganizowane i w jakim zakresie podejmowane są decyzje.

3. Męskość/Kobiecość

Trzecim czynnikiem jest poziom akceptacji przez społeczeństwo tradycyjnych lub stereotypowych cech męskich i kobiecych. Na przykład agresja i rywalizacja są tradycyjnie „męskimi” cechami, podczas gdy nacisk na relacje i współpracę to tradycyjnie “kobiece” cechy. Wiele krajów skandynawskich plasuje się wyżej pod względem jakości relacji, podczas gdy inne kultury pod względem rywalizacji.

4. Unikanie niepewności

Unikanie niepewności odnosi się do tego, jak dobrze dana osoba czuje się w nieuporządkowanym lub niepewnym środowisku. Ponieważ niektóre kultury nie czują się komfortowo z powodu dwuznaczności, firmy szukają norm i zasad, aby pomóc im w negocjacjach. Inne kultury mniej obawiają się niepewności i czują się bardziej komfortowo podczas negocjacji.

Negocjacje biznesowe w niektórych krajach, takich jak Hiszpania, mogą mieć za główny cel podpisanie umowy, jednakże negocjatorzy z innych kultur mogą być bardziej zainteresowani budowaniem silnej, długotrwałej relacji ze swoim partnerem biznesowym.

Te cechy opisują wartości kulturowe w szerokim znaczeniu i nie każda osoba w danej kulturze zgodziłaby się z każdą z nich. Niemniej jednak mogą to być ogólne definicje tego, jak inne kultury postrzegają proces negocjacji (Conlon, 2019 r.).

Ważne elementy zawierania i przestrzegania umowy

Organizacje mogą dążyć do podjęcia współpracy z partnerami i klientami z innych krajów w celu rozszerzenia swojej sieci wpływów. Podczas współpracy z partnerami z różnych krajów, świadomość różnic kulturowych może pomóc w podpisaniu długoterminowych, realnych umów o współpracy. Przy negocjowaniu umów, ignorowanie nawet drobnych różnic kulturowych może prowadzić do niepożądanych skutków. Kiedy tak się dzieje? Gdy jedna ze stron podważyła wagę różnic kulturowych i przeforsowała swój własny tok myślenia, co finalnie poskutkowało wpadką. Nie uwzględnienie różnic kulturowych może zostać odebrane przez drugą stronę jako zlekceważenie.

Klasyfikacja kultur w oparciu o określone cechy i zachowania jest jedną z technik pozwalających na lepsze ich zrozumienie oraz daje możliwość zastosowania tych informacji w świecie biznesu.

Nawet jeśli zaangażowane strony nie pochodzą z kraju anglojęzycznego, umowy międzynarodowe są powszechnie sporządzane w języku angielskim. Wadą umów sporządzonych w języku angielskim przez osoby niebędące rodzimymi użytkownikami języka jest to, że po podpisaniu umowy mogą pojawić się problemy, a jedna ze stron może zakwestionować umowę, ponieważ nie zrozumiały, co podpisują (QUILLEN, 2017 r).

Aby uniknąć nieporozumień w przypadku, gdy umowa sporządzana jest w języku angielskim, strony mogą zgodzić się na zrzeczenie się prawa do argumentowania, iż nie zrozumiały umowy i z tego powodu jest ona nieważna. Alternatywną opcją jest użycie języka angielskiego jako lingua franca w umowach dwujęzycznych. Zawsze można zrobić kombinację tych dwóch opcji.

Dodatkowo, w przypadku współpracy z firmą zagraniczną, mogą wystąpić rozbieżności w sposobie podejścia do kwestii prawnych, jak również w klimacie handlowym. Ze względu na rozbieżności w podejściu w różnych systemach prawnych, mogą wystąpić znaczne różnice w praktyce zawierania umów. Jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji strony zobowiązane są do przestrzegania własnego prawa, jak również prawa państw, którym podlegają inne strony, a także wszelkich regulacji międzynarodowych, które mogą zostać zastosowane. Nieporozumienia mogą pojawić się w kontraktach międzynarodowych w wielu innych kwestiach. Jeden z kontrahentów lub jedno z państw może nie przestrzegać warunków umowy, co prowadzi do konfliktu lub naruszenia, które strony muszą natychmiast rozwiązać. Dlatego uważa się, że w procedurze zawierania umów ważne jest poszanowanie różnic kulturowych kontrahentów oraz określenie wspólnych kanałów komunikacji (np. język angielski jako lingua franca) (UPCOUNSEL, 2020 r). Więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://www.upcounsel.com/international-contracts

1. Rodzaje różnic w negocjacjach

Prowadząc negocjacje, należy zawsze brać pod uwagę kilka szczególnie ważnych czynników, dotyczących osoby, z którą się rozmawia. Język, zwyczaje, tradycje, obawy moralne i religijne oraz szacunek mogą prowadzić do pozytywnego lub negatywnego wyniku przedmiotu negocjacji (BAICU, 2014 r).

2. Wymiary kultury europejskiej w negocjacjach

W kulturze europejskiej istnieją cztery różne wymiary kulturowe, które wpływają na proces negocjacji:

1. Odległość władzy – orientacja koncentracji władzy.
2. Indywidualizm/Kolektywizm – dotyczące tego, jak każde społeczeństwo jest zorganizowane i jak podejmowane są w nim decyzje.
3. Męskość/Kobiecość – akceptacja tradycyjnych lub stereotypowych cech męskich i kobiecych, w każdym społeczeństwie.
4. Unikanie niepewności – obrazuje stopień komfortu właściwy dla danego społeczeństwa, jeśli chodzi o niejednoznaczność i niepewność w procedurach negocjacyjnych (Conlon, 2019 r.).

3. Różnice językowe i kulturowe w procedurach zawierania umów biznesowych

Bariery językowe i kulturowe dość często prowadzą do nieprzyjemnych sytuacji, podczas zawierania i przestrzegania warunków umowy. Znaczenie dostosowania języka podczas sporządzania umowy jest konieczne, ponieważ pozostawia mało miejsca na nieporozumienia (QUILLEN, 2017 r).