Δεοντολογία συνεδριάσεων

Επιχειρηματικές συναντήσεις στη Σλοβενία

Οι Σλοβένοι παίρνουν πολύ σοβαρά μια επαγγελματική συνάντηση και προετοιμάζονται προσεκτικά γι’ αυτήν. Περιμένουν από τον εταίρο να είναι προετοιμασμένος να παρουσιάσει τα προϊόντα, τις υπηρεσίες και την προσφορά και να είναι σε θέση να απαντήσει σε τυχόν πρόσθετες ερωτήσεις.

Η πρώτη συνάντηση είναι αφιερωμένη στη γνωριμία μεταξύ τους και, ακόμη και αν δεν είναι απαραίτητη μια αυστηρή ατζέντα, οι στόχοι θα πρέπει να διατυπωθούν με σαφήνεια. Οι μήνες Ιούλιος και Αύγουστος θα πρέπει να αποφεύγονται, καθώς οι περισσότεροι Σλοβένοι παίρνουν τις καλοκαιρινές τους διακοπές κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου και οι εταιρείες μπορεί να είναι κλειστές ή να εργάζονται με μειωμένο προσωπικό.

Σημασία των επιχειρηματικών συναντήσεων

Η ιεραρχία αποτελεί ουσιαστικό μέρος του σλοβενικού επιχειρηματικού κόσμου και το επίπεδο εκπαίδευσης και εμπειρίας ενός ατόμου είναι σημαντικό για την κατάσταση και την εξέλιξη της καριέρας του. Οι άνθρωποι σέβονται τον τίτλο και τη θέση τους στην επιχειρηματική ιεραρχία. Οι Σλοβένοι μάνατζερ είναι συνηθισμένοι σε ένα δυτικό στυλ διοίκησης και επιχειρήσεων.

Κατά την πρώτη συνάντηση, είναι σύνηθες για τους Σλοβένους να ανταλλάσσουν επαγγελματικές κάρτες. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η κάρτα σας περιλαμβάνει τους ακαδημαϊκούς τίτλους σας και τη θέση σας στην εργασία, ώστε είστε σε θέση να συστηθείτε σωστά.

Κατά κανόνα, η πρώτη συνάντηση δεν ακολουθεί μια καθορισμένη ατζέντα, αλλά χρησιμεύει ως γενική εισαγωγή, ώστε τα δύο μέρη να γνωριστούν μεταξύ τους και να διαπιστώσουν αν υπάρχουν αρκετές δυνατότητες για γόνιμη συνεργασία.

Συνήθως απαιτείται μια σειρά συναντήσεων για να επιτευχθεί συμφωνία, καθώς οι περισσότερες σλοβενικές εταιρείες είναι ιεραρχικές και οι σημαντικότερες αποφάσεις λαμβάνονται από τη διοίκηση. Η εξουσία λήψης αποφάσεων σπάνια μεταβιβάζεται σε κάποιον κατώτερο της διοίκησης και οι οικογενειακές επιχειρήσεις αποτελούν την ταχύτερα αναπτυσσόμενη μορφή επιχείρησης.

Διαδικασία διαπραγμάτευσης

Οι διαπραγματεύσεις στη Σλοβενία είναι ένα είδος δούναι και λαβείν. Για να επιτύχετε μια κατάσταση αμοιβαίας ωφέλειας (win-win), θα πρέπει να δείξετε στους Σλοβένους τα προσωπικά και επιχειρηματικά σας πλεονεκτήματα, ώστε η συμφωνία να έχει μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας. Στις διαπραγματεύσεις, τα στελέχη της παλαιότερης γενιάς αρέσκονται συνήθως να παίρνουν το χρόνο τους προτού λάβουν μια απόφαση. Επίσης, δεν τους αρέσει να τους πιέζουν και απορρίπτουν την επιθετική διαπραγματευτική συμπεριφορά- προτιμούν ακόμη να μιλούν με κάποιον από τη δική τους ηλικιακή ομάδα. Παρόλο που δεν έχουν συναισθηματικό δεσμό, προσπαθούν να δημιουργήσουν μια φιλική ατμόσφαιρα και προσπαθούν να κάνουν και χρήση του χιούμορ.

Οι μάνατζερ της νεότερης γενιάς τείνουν να έχουν περισσότερο δυτικό προσανατολισμό, καθώς πολλοί από αυτούς έκαναν τις μεταπτυχιακές τους σπουδές στη Δυτική Ευρώπη ή την Αμερική, και το στυλ διαπραγμάτευσης που ακολουθούν είναι περισσότερο αμερικανικό παρά σλοβενικό.

Κατά την παρουσίαση, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι έχει γίνει όλη η έρευνα ώστε να παρέχεται ένα έγκυρο και πειστικό επιχείρημα που να δίνει καλούς λόγους στους Σλοβένους να συμμετάσχουν στην πρότασή σας. Βασικό σημείο είναι τα οφέλη της εταιρικής σχέσης για την εταιρεία υποδοχής. Για να στηρίξουν τη φήμη τους, οι Σλοβένοι θα παράσχουν έναν κατάλογο με συστάσεις από τους επιχειρηματικούς τους εταίρους και θα περιμένουν και από εσάς να παράσχετε συστάσεις από τους δικούς σας εταίρους ως αντάλλαγμα, αν είναι δυνατόν.

Οι διαπραγματεύσεις με τον δημόσιο τομέα διαρκούν συνήθως περισσότερο από ό,τι με τον ιδιωτικό τομέα. Άλλοι κρίσιμοι παράγοντες για την επίτευξη συμφωνιών είναι η ποιότητα των προϊόντων ή των υπηρεσιών και η ευελιξία στις διαπραγματεύσεις τιμών.

Αφού επιτευχθεί προφορική συμφωνία, οι Σλοβένοι θα περιμένουν να καταρτιστεί γραπτή σύμβαση με τους όρους και τις προϋποθέσεις λεπτομερώς, για να επισημοποιηθεί η συμφωνία.

Συμβουλές για επαγγελματικές συναντήσεις

Οι Σλοβένοι επιχειρηματίες-οικοδεσπότες περιμένουν από τους εταίρους τους να έρθουν προετοιμασμένοι και με αυτοπεποίθηση, χωρίς προκαταλήψεις και να συμπεριφέρονται με σεμνότητα. Οι όποιες απόψεις πρέπει να παρουσιάζονται, αλλά όχι εξαναγκαστικά, ώστε να δίνεται στους Σλοβένους εκπροσώπους η ευκαιρία και ο χώρος να εκφράσουν τις δικές τους ιδέες και τρόπους θεώρησης των πραγμάτων. Η ισότητα, ο σεβασμός και ο ανοιχτός τρόπος σκέψης είναι απαραίτητα στοιχεία στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων (Passport to Trade 2.0, 2019).

Υπογραφή συμβάσεων

Οι επιτυχημένες επιχειρηματικές συμφωνίες και διαπραγματεύσεις με εταίρους σε ξένες αγορές καταλήγουν στη σύναψη και υπογραφή μιας διεθνούς εμπορικής συμφωνίας.

Η σύναψη συμβάσεων μπορεί να είναι γεμάτη με αρκετές κρυφές παγίδες και ευκαιρίες για λάθη.

Οι διαφορές θα φανούν:

• στο νομοθετικό πλαίσιο των επιμέρους χωρών,
• στο δίκαιο των συμβάσεων,
• στη νομική ρύθμιση.

Οι κανόνες της Σύμβασης της Βιέννης εφαρμόζονται αυτόματα για τη σύναψη διεθνούς σύμβασης πώλησης. Εάν τα συμβαλλόμενα μέρη δεν το επιθυμούν, πρέπει να εξαιρέσουν ρητά τις διατάξεις της CISG.

Βασικά στοιχεία ενός συμβολαίου πώλησης

Κατά τη σύναψη συμβάσεων αγοράς, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα ακόλουθα:

• το αντικείμενο της σύμβασης πρέπει να ορίζεται επακριβώς
• στην ακριβή διεύθυνση του αγοραστή για την τιμολόγηση, τη διεύθυνση παράδοσης των εμπορευμάτων
• στον τρόπο και τους όρους πληρωμής των αγαθών και τον καθορισμό των μέσων εγγύησης πληρωμής
• στις προδιαγραφές της ισοτιμίας όπως προβλέπονται από τους διεθνείς εμπορικούς όρους (Incoterms)
• ανάλογα με την επιλεγμένη ισοτιμία, θα πρέπει να προσδιορίζονται οι υποχρεώσεις σχετικά με την εξαγωγή (χώρα του πωλητή) και τον εκτελωνισμό εισαγωγής των εμπορευμάτων (χώρα του αγοραστή)
• στο είδος της μεταφοράς των εμπορευμάτων και στην ασφάλεια μεταφοράς (ποσό κάλυψης σε περίπτωση απώλειας ή ζημιάς των εμπορευμάτων)
• στον τρόπο συσκευασίας των προϊόντων
• στην επίλυση διαφορών, εφαρμοστέο εθνικό δίκαιο.

Σύναψη διεθνών συμβάσεων

Μια καλά καταρτισμένη και συναφθείσα διεθνής εμπορική σύμβαση είναι ένα εξαιρετικό νομικό εργαλείο για τη βελτιστοποίηση της κατανομής των επιχειρηματικών κινδύνων μεταξύ των συμβαλλομένων μερών!

Η προκαταρκτική σύνταξη μιας διεθνούς σύμβασης θα πρέπει να πραγματοποιείται από νομικούς εμπειρογνώμονες που θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τους νομικούς κανόνες της ξένης χώρας και από βοηθούς δικηγόρους που έχουν καλή γνώση του αντικειμένου της σύμβασης.

Είναι απαραίτητο να ελέγξουμε εάν ο συνεργάτης μας υπόκειται σε φορολογικές επιβαρύνσεις και έχει έγκυρο ΑΦΜ. Μια σύμβαση μπορεί να συναφθεί προφορικά, γραπτά, σιωπηρά ή με σιωπηρές πράξεις, αλλά στην πράξη, για όλες τις σημαντικές συναλλαγές, η σύμβαση συνήθως συνάπτεται μόνο γραπτώς.

Ένα συμβόλαιο μεταξύ των επιχειρηματικών μερών συνάπτεται όταν το μέρος που ενεργεί ως προσφέρων λαμβάνει επιβεβαίωση από το άλλο μέρος της επιχείρησης ότι αποδέχεται την προσφορά του και όταν και τα δύο μέρη συμφωνούν σε όλα τα βασικά στοιχεία της σύμβασης. Πρέπει επίσης να συμφωνήσουν για τα μη ουσιώδη στοιχεία. Ο τόπος και ο χρόνος σύναψης της σύμβασης είναι ιδιαίτερα σημαντικοί για τον καθορισμό του εφαρμοστέου δικαίου. Ο τόπος σύναψης της σύμβασης είναι ο τόπος όπου η εταιρεία, ως προσφέρων, έχει την έδρα της κατά τη στιγμή της υπογραφής (SPIRIT Σλοβενία, δημόσιος φορέας, 2008–2022).

Σεβασμός των συμβάσεων

Οι σλοβενικές εταιρείες σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις σέβονται τις συμβάσεις, τους όρους και τις προϋποθέσεις τους. Η διεθνής οικονομική συνεργασία είναι ζωτικής σημασίας για τη Σλοβενία, καθώς οι εξαγωγές αντιπροσωπεύουν περισσότερο από το 80 % του ΑΕΠ της. Έτσι, οι σλοβενικές εταιρείες δεν έχουν την πολυτέλεια να έχουν κακή φήμη και κατά συνέπεια μικρότερο εισόδημα, καθώς εξαρτώνται κυρίως από την ξένη αγορά.

Βιβλιογραφικές αναφορές

BSH. (2022). Compliance & Commitments. BSH. https://www.bsh-group.com/about-bsh/compliance-commitments

Passport to Trade 2.0. (2019). Passport to Trade 2.0. https://businessculture.org/southern-europe/business-culture-in-slovenia/meeting-etiquette-in-slovenia/

SPIRIT Slovenia, public agency. (2008 – 2022). Gospodarske pogodbe. SPIRIT Slovenia Business Development Agency. https://www.izvoznookno.si/mednarodno-trgovanje/gospodarske-pogodbe/

Termoelektrarna Brestanica. (2022). Etični kodeks. Termoelektrarna Brestanica. https://www.teb.si/si/o-druzbi/eticni-kodeks/