Η διαπραγμάτευση αποτελεί ένα είδος επικοινωνίας μεταξύ των συμβαλλομένων μερών με στόχο την επίτευξη ενός αμοιβαία συμφωνημένου στόχου. Η βασική έννοια της διαπραγμάτευσης, το τι είναι διαπραγματεύσιμο και τι συμβαίνει όταν διαπραγματευόμαστε μπορεί να διαφέρει δραματικά μεταξύ των πολιτισμών. Σε μια διεθνή διαπραγμάτευση, τα εμπλεκόμενα μέρη, πρέπει να κατανοήσουν την κουλτούρα του αντιπάλου τους, για να τον προσεγγίσουν σύμφωνα με τη γλώσσα, τις συνήθειες, τις παραδόσεις, τις ηθικές και θρησκευτικές συμβάσεις του. Οι Αμερικανοί, για παράδειγμα, τείνουν να βλέπουν τις διαπραγματεύσεις ως μια ανταγωνιστική διαδικασία προσφορών και αντιπροσφορών, αλλά οι Ιάπωνες τις βλέπουν ως μια ευκαιρία για ανταλλαγή πληροφοριών (BAICU, 2014).

Όσον αφορά την Ευρώπη, υπάρχουν δύο τύποι πολιτισμών: οι μονοχρονικοί και οι πολυχρονικοί πολιτισμοί, ενώ ορισμένοι μελετητές ορίζουν την πολιτιστική τριάδα (βόρειος, κεντρικός και νότιος πολιτισμός με βάση τον γεωγραφικό προσανατολισμό). Η τάση στις ευρωπαϊκές χώρες είναι προς την κατεύθυνση της “Ενότητας στη Διαφορετικότητα”, η οποία είναι κατάλληλη για τη μελλοντική ευρωπαϊκή οικογένεια και ορίζεται από την ανεκτικότητα, την κατανόηση, τις ανταγωνιστικές συμμαχίες και τις συμφωνίες με οφέλη για όλες τις πλευρές (win-win).

Ταξίδια, κοινωνικά-επιχειρηματικά δίκτυα, διπλωματικές σχέσεις, ηλεκτρονικό εμπόριο, ξένες γλώσσες, τοπικές παραδόσεις, συνήθειες, ιστορία, έθιμα με γεωγραφικό προσανατολισμό, επιχειρηματικές γνώσεις, νομοθεσία και διαπολιτισμικές διασταυρούμενες διαφορές απαιτούνται για τη σύναψη συμφωνιών που θα οδηγήσουν σε αμοιβαία επίτευξη τους (win-win). Τα άτομα, οι ομάδες, οι κοινότητες, οι οργανισμοί, ακόμη και τα έθνη έχουν διαφορετικές αξίες, πεποιθήσεις και παραδοχές που έχουν νόημα για αυτούς (YINGYUSHIJIE, 2019).

Τέσσερις διαστάσεις του πολιτισμού που πρέπει να ληφθούν υπόψη στις διεθνείς διαπραγματεύσεις

1. Απόσταση Ισχύος

Για παράδειγμα, στη Ρωσία, η εξουσία τείνει να συγκεντρώνεται στην κορυφή. Στελέχη ή κυβερνητικοί αξιωματούχοι μπορεί να διαπραγματευτούν μια συμφωνία, μόνο και μόνο για να την επαναδιαπραγματευτούν ανώτερες αρχές, σε διαφορετικό χρόνο.

2. Ατομικισμός/Κολεκτιβισμός

Τα άτομα, σε μια κοινωνία, μπορούν να θεωρούν τους εαυτούς τους ως άτομα ή ως μέλη μιας συνδεδεμένης ομάδας ή συλλογικότητας. Αυτή η νοητική διαδικασία έχει αντίκτυπο στον τρόπο οργάνωσης των κοινωνιών και στο πλαίσιο του οποίου λαμβάνονται οι αποφάσεις.

3. Αρρενωπότητα/Θηλυκότητα

Ο τρίτος παράγοντας είναι το κατά πόσο η κοινωνία αποδέχεται τα παραδοσιακά ή στερεοτυπικά ανδρικά και γυναικεία χαρακτηριστικά. Η επιθετικότητα και ο ανταγωνισμός, για παράδειγμα, είναι παραδοσιακά “αρσενικά” χαρακτηριστικά, ενώ η έμφαση στις σχέσεις και τη συνεργασία είναι παραδοσιακά “θηλυκά” χαρακτηριστικά. Πολλές σκανδιναβικές χώρες έχουν καλύτερη θέση στην κατάταξη όσον αφορά την ποιότητα των σχέσεων, ενώ άλλοι πολιτισμοί έχουν υψηλότερη κατάταξη όσον αφορά τον ανταγωνισμό.

4. Αποφυγή της αβεβαιότητας

Η αποφυγή της αβεβαιότητας αναφέρεται στο πόσο άνετα αισθάνεται ένα άτομο σε ένα μη οργανωμένο ή σε ένα αβέβαιο περιβάλλον. Επειδή ορισμένες κουλτούρες αισθάνονται άβολα όταν επικρατεί αβεβαιότητα, οι εταιρείες αναζητούν κανόνες και νόρμες για να τις βοηθήσουν να διαπραγματευτούν. Άλλοι πολιτισμοί φοβούνται λιγότερο την αβεβαιότητα και αισθάνονται πιο άνετα στις διαπραγματεύσεις.

Οι διαπραγματευτές στον χώρο των επιχειρήσεων σε ορισμένες χώρες, όπως η Ισπανία, μπορεί να έχουν ως κύριο στόχο την υπογραφή ενός συμβολαίου, αλλά οι διαπραγματευτές σε άλλες κουλτούρες μπορεί να ενδιαφέρονται περισσότερο για την οικοδόμηση μιας ισχυρής, μακροπρόθεσμης σχέσης με τον συνομιλητή τους.

Αυτά τα χαρακτηριστικά περιγράφουν τις πολιτισμικές αξίες υπό ευρεία έννοια και δε θα συμφωνούσαν όλοι σε κάθε πολιτισμό με κάθε ένα από αυτά. Ωστόσο, μπορούν να αποτελέσουν γενικούς ορισμούς για το πώς άλλοι πολιτισμοί προσεγγίζουν τις διαπραγματεύσεις (Conlon, 2019).

Σημαντικά μέρη της υπογραφής και της τήρησης μιας συμφωνίας

Οι οργανισμοί ενδέχεται να συνεργαστούν με εταίρους και πελάτες από διαφορετικές χώρες, κάποια στιγμή στο μέλλον, προκειμένου να επεκτείνουν το δίκτυό τους. Όταν συναλλάσσεται κανείς με μέρη από διάφορα έθνη, η επίγνωση των πολιτισμικών διαφορών μπορεί να βοηθήσει να αναπτυχθούν μακροπρόθεσμες, λειτουργικές συμφωνίες συνεργασίας. Κατά τη διαπραγμάτευση των συμβάσεων, η αγνόηση αυτών των ελάχιστων πολιτισμικών διαφορών μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα αποτελέσματα.

Πότε θα συμβεί αυτό; Πιο συγκεκριμένα, όταν καταρτίστηκε το συμβόλαιο, το ένα μέρος παρέκαμψε τις πολιτισμικές διαφορές και έφερε στο τραπέζι τις σκέψεις του, με αποτέλεσμα τις αναπόφευκτες επιπτώσεις που εμφανίστηκαν αργότερα. Ως αποτέλεσμα, οι πολιτισμικές διαφορές δε λήφθηκαν υπόψη κατά την υπογραφή της σύμβασης εκείνη τη στιγμή, με αποτέλεσμα την αγνόησή της.

Η ταξινόμηση των πολιτισμών με βάση συγκεκριμένες ιδιότητες και συμπεριφορές είναι μια τεχνική για την καλύτερη κατανόηση άλλων πολιτισμών και του τρόπου με τον οποίο οι πληροφορίες αυτές μπορούν να εφαρμοστούν στον επιχειρηματικό κόσμο.

Ακόμη και αν τα εμπλεκόμενα μέρη δεν προέρχονται από αγγλόφωνη χώρα, οι διεθνείς συμβάσεις συντάσσονται συνήθως στα αγγλικά. Το μειονέκτημα των συμβάσεων που συντάσσονται στα αγγλικά από μη φυσικούς ομιλητές είναι ότι μπορεί να προκύψουν προβλήματα μετά την υπογραφή της σύμβασης και ένα ή περισσότερα μέρη μπορεί να αμφισβητήσουν τη συμφωνία επειδή δεν κατανόησαν τι υπέγραψαν (QUILLEN, 2017).

Για την αποφυγή διαφωνιών σχετικά με συμβάσεις που έχουν υπογραφεί στα αγγλικά, τα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν ότι θα μπορούν να αποποιηθούν το δικαίωμά τους και να ισχυριστούν ότι δεν κατανόησαν τη σύμβαση και ότι αυτή είναι – ως εκ τούτου – άκυρη. Η εναλλακτική επιλογή είναι η χρήση της αγγλικής γλώσσας ως lingua franca στις δίγλωσσες συμβάσεις. Μπορείτε πάντα να κάνετε έναν συνδυασμό των δύο επιλογών.

Επιπλέον, όταν συνεργάζεστε με μια εταιρεία του εξωτερικού, ενδέχεται να υπάρχουν αποκλίσεις στον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζονται τα πράγματα νομικά, καθώς και στο εμπορικό περιβάλλον. Λόγω των διαφορών στην προσέγγιση μεταξύ των διαφόρων νομικών συστημάτων, ενδέχεται να υπάρχουν σημαντικές διαφορές στην πρακτική σύναψης συμβάσεων. Ακόμη και πριν από την έναρξη των διαπραγματεύσεων, τα μέρη υποχρεούνται από τους δικούς τους νόμους, καθώς και από τους νόμους των κρατών στους οποίους υπάγονται τα άλλα μέρη, καθώς και από τυχόν διεθνείς κανονισμούς που μπορεί να ισχύουν. Οι διαφωνίες προκύπτουν στις διεθνείς συμβάσεις με διάφορους τρόπους. Ένα συμβαλλόμενο μέρος ή έθνος μπορεί να μην ακολουθήσει τους όρους μιας σύμβασης, με αποτέλεσμα να προκύψει σύγκρουση ή παραβίαση την οποία τα μέρη πρέπει να αντιμετωπίσουν άμεσα. Ως εκ τούτου, θεωρείται σημαντικό η διαδικασία σύναψης συμβάσεων να σέβεται τις πολιτισμικές διαφορές των αντισυμβαλλομένων και να καθορίζει κοινούς διαύλους επικοινωνίας (π.χ. την αγγλική γλώσσα ως lingua franca) (UPCOUNSEL, 2020).

Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στην ηλεκτρονική διεύθυνση: https://www.upcounsel.com/international-contracts

1. Τύποι διαφορών στις διαπραγματεύσεις

Κατά τη διαπραγμάτευση, θα πρέπει πάντα να λαμβάνετε υπόψη σας ορισμένους ιδιαίτερα σημαντικούς παράγοντες, όσον αφορά το πρόσωπο με το οποίο συζητάτε. Η γλώσσα, οι συνήθειες, οι παραδόσεις, οι ηθικές και θρησκευτικές ανησυχίες και ο σεβασμός μπορεί να οδηγήσουν σε θετική ή αρνητική έκβαση του θέματος της διαπραγμάτευσης (BAICU, 2014).

2. Διαστάσεις της ευρωπαϊκής κουλτούρας στις διαπραγματεύσεις

Υπάρχουν τέσσερις διαφορετικές πολιτισμικές διαστάσεις στην ευρωπαϊκή κουλτούρα που επηρεάζουν τη διαδικασία διαπραγμάτευσης.

1. Απόσταση ισχύος – Ο προσανατολισμός της συγκέντρωσης ισχύος.
2. Ατομικισμός/Κολεκτιβισμός – Αφορά τον τρόπο οργάνωσης κάθε κοινωνίας και τον τρόπο λήψης αποφάσεων.
3. Αρρενωπότητα/Θηλυκότητα – η αποδοχή των παραδοσιακών ή στερεοτυπικών ανδρικών και γυναικείων χαρακτηριστικών σε κάθε κοινωνία.
4. Αποφυγή αβεβαιότητας – Πόσο άνετα αισθάνεται κάθε κοινωνία όσον αφορά την ασάφεια και την αβεβαιότητα στις διαδικασίες διαπραγμάτευσης (Conlon, 2019).

3. Γλωσσικές και πολιτισμικές διαφορές στις διαδικασίες επιχειρηματικών συμβάσεων.

Τα γλωσσικά και πολιτισμικά εμπόδια οδηγούν συχνά σε δυσάρεστες καταστάσεις κατά την υπογραφή και την τήρηση μιας σύμβασης. Η σημασία της προσαρμογής της αγγλικής γλώσσας, κατά τη διάρκεια κατάρτισης μιας σύμβασης, είναι επιτακτική, καθώς αφήνει ελάχιστα περιθώρια για παρεξηγήσεις (QUILLEN, 2017).